Phiếu gửi hàng là giấy tờ quan trọng giúp đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn và đến đúng địa chỉ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách làm phiếu gửi hàng đơn giản, dễ hiểu và nhanh chóng. Cùng Thái Dương Fulfillment tìm hiểu ngay để tránh những sai sót không đáng có và giúp quá trình giao hàng trở nên hiệu quả hơn.
1. Phiếu gửi hàng là gì?
Phiếu gửi hàng là chứng từ xác nhận thông tin về đơn hàng giữa người gửi và đơn vị vận chuyển, bao gồm các thông tin của người gửi và người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại), thông tin về hàng hóa (loại hàng, số lượng, trọng lượng) và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến vận chuyển.
Chứng từ này là cơ sở để các bên theo dõi quá trình giao hàng và giải quyết khi có sự cố xảy ra.
Vai trò của phiếu gửi hàng bao gồm:
- Xác nhận thông tin đơn hàng: Phiếu gửi hàng cung cấp các chi tiết quan trọng như loại hàng hóa, số lượng, địa chỉ người gửi và nhận, đảm bảo mọi thông tin được xác thực rõ ràng và minh bạch.
- Hỗ trợ quá trình vận chuyển: Phiếu gửi hàng giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng theo dõi và xử lý đơn hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa chỉ và đúng thời gian.
- Giải quyết tranh chấp: Phiếu gửi hàng là bằng chứng quan trọng trong trường hợp có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc tình trạng hàng hóa.
- Theo dõi quá trình vận chuyển: Phiếu gửi hàng là cơ sở để giám sát tiến trình vận chuyển, đặc biệt hữu ích khi gặp sự cố như mất mát, hư hỏng hoặc chậm trễ.
2. Cách làm phiếu gửi hàng chi tiết
2.1. Các bước làm phiếu gửi hàng
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Thu thập đầy đủ các thông tin về:
- Người gửi: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi.
- Người nhận: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận.
- Hàng hóa: Mô tả chi tiết tên, tính chất, số lượng, trọng lượng và giá trị của hàng hoá.
Bước 2: Chọn mẫu phiếu gửi hàng
Bạn có thể sử dụng phiếu gửi hàng do đơn vị vận chuyển cung cấp hoặc tạo mẫu phiếu riêng tương thích với nhu cầu của doanh nghiệp.
Bước 3: Điền thông tin lên phiếu
Điền đầy đủ các thông tin như người gửi, người nhận, chi tiết hàng hóa (tên, tính chất, số lượng, trọng lượng, giá trị hàng hóa), mã vận đơn và dịch vụ vận chuyển một cách chính xác.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin
Sau khi hoàn thành phiếu gửi hàng, bạn cần rà soát lại thông tin đã điền để đảm bảo không có sai sót. Đảm bảo kiểm tra kỹ phiếu gửi hàng trước khi in hoặc nộp cho đơn vị vận chuyển.
Bước 5: Lưu giữ bản sao của phiếu gửi hàng
Bạn nên in ít nhất hai bản phiếu gửi hàng, một bản dán lên gói hàng và một bản lưu giữ để đối chiếu khi cần thiết. Nếu có thể, hãy lưu trữ bản sao điện tử để dễ dàng truy xuất thông tin sau này.
2.2. Mẫu phiếu gửi hàng cơ bản
Mẫu phiếu gửi hàng cơ bản là mẫu phiếu thông dụng do cá nhân hoặc doanh nghiệp tự tạo, thường được sử dụng khi không có mẫu phiếu chuẩn từ đơn vị vận chuyển. Ngoài ra, các bên cũng thường tự tạo phiếu khi cần bổ sung hoặc bỏ bớt thông tin để phù hợp với quy trình nội bộ hoặc yêu cầu của khách hàng.
Các thông tin trong phiếu gửi hàng cần có:
- Thông tin chung: Tên đơn vị vận chuyển, địa chỉ trụ sở chính, đường dây nóng, email, thời gian xuất phiếu…
- Thông tin về hàng hoá: Tên, số lượng, trọng lượng và giá trị hàng hoá cần gửi đi.
- Thông tin về vận chuyển: Mã vận đơn, thông tin người gửi, thông tin người nhận và hình thức thanh toán.
2.2. Mẫu phiếu gửi hàng của đơn vị vận chuyển
Mẫu phiếu gửi hàng của các đơn vị vận chuyển hàng hóa là mẫu phiếu tiêu chuẩn được thiết kế và cung cấp bởi các công ty vận chuyển để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ. Mẫu phiếu này thường được sử dụng cho các đơn hàng gửi lẻ hoặc các shop bán online trên sàn thương mại điện tử (TMĐT).
Các thông tin cần có trong loại phiếu gửi hàng này bao gồm:
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hoá, số lượng hàng hóa gửi đi, trọng lượng hàng hóa và giá trị hàng hoá nếu cần.
- Thông tin chi tiết đơn hàng: Mã vận đơn theo dõi đơn hàng, ngày tháng năm tạo đơn hàng và thời gian giao hàng dự kiến.
- Thông tin về phí vận chuyển: Bao gồm cước phí, phí dịch vụ bổ sung nếu có và hình thức thanh toán khi giao hàng.
- Thông tin bảo hiểm: Giá trị của hàng hóa được bảo hiểm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng, các điều kiện và phạm vi bảo hiểm áp dụng.
Mẫu phiếu gửi hàng của đơn vị vận chuyển có thể linh hoạt tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc yêu cầu cụ thể của khách hàng. Tuy nhiên, các mẫu phiếu vẫn cần đảm bảo những thông tin cơ bản kể trên.
>>> Tham khảo thêm bài viết về các loại phiếu đóng gói hàng hóa
3. Các lưu ý quan trọng khi làm phiếu gửi hàng
Tìm hiểu về cách làm phiếu gửi hàng, bạn cần lưu ý một số vấn để sau:
- Điền thông tin chính xác, kiểm tra lại trước khi gửi: Đảm bảo tất cả thông tin về người gửi, người nhận và hàng hóa đều chính xác. Kiểm tra lại thông tin để tránh sai sót có thể gây chậm trễ hoặc mất mát hàng hóa.
- Chọn mẫu phiếu phù hợp với đơn vị vận chuyển: Sử dụng mẫu phiếu gửi hàng do đơn vị vận chuyển cung cấp để đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng xử lý.
- Thiết kế mẫu phiếu theo dạng bảng hoặc biểu mẫu: giúp dễ dàng điền và kiểm tra thông tin.
- Nên sử dụng phần mềm tự động in phiếu: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để tự động in phiếu gửi hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Hàng hóa đặc biệt cần có chứng từ liên quan: Đối với hàng hóa đặc biệt như hàng dễ vỡ, hàng có giá trị cao, cần kèm theo các chứng từ liên quan như hóa đơn, giấy chứng nhận.
- In và lưu giữ bản sao của phiếu gửi hàng: In ít nhất hai bản phiếu gửi hàng, một bản dán lên gói hàng và một bản lưu giữ để đối chiếu khi cần thiết. Lưu trữ bản sao điện tử để dễ dàng truy xuất thông tin sau này.
- Đảm bảo mã vận đơn rõ ràng: Mã vận đơn nên được in rõ ràng, tránh bị phai mực hoặc mờ vạch để đơn vị vận chuyển dễ dàng quét mã và theo dõi đơn hàng.
- Ghi chú đặc biệt nếu cần: Nếu có yêu cầu đặc biệt về việc giao hàng (ví dụ: giao hàng vào giờ cụ thể, yêu cầu người nhận ký nhận), hãy ghi chú rõ ràng trên phiếu gửi hàng.
>>> Ngoài lưu ý quan trọng khi làm phiếu gửi hàng, bạn cần lưu ý về cách đóng gói hàng hóa trong logistics nữa nhé!
Bài viết trên là những chia sẻ về cách làm phiếu gửi hàng và gợi ý các mẫu phiếu gửi phổ biến hiện nay. Hãy tham khảo thêm nhiều thông tin về vận chuyển hàng hóa tại Fanpage Thái Dương Fulfillment bạn nhé.
>>> Xem thêm bài viết: Chi tiết về gửi hàng đi nước ngoài nhanh chóng và tiết kiệm nhất
