Thông tin gửi hàng là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi thông tin gửi hàng chính xác, giúp bạn sẽ giảm thiểu rủi ro mất mát, chậm trễ và đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng nơi, đúng thời điểm. Cùng tìm hiểu ngay!
1. Tầm quan trọng của cách ghi thông tin gửi hàng
Ghi thông tin gửi hàng là một trong những bước quan trọng quyết định sự thuận lợi của quá trình vận chuyển hàng hóa. Nắm rõ cách ghi thông tin gửi hàng đúng chuẩn sẽ giúp bạn:
- Đảm bảo hàng hóa giao đúng nơi: Thông tin người nhận đầy đủ, chính xác giúp hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ, tránh nhầm lẫn hoặc thất lạc hàng hóa.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Ghi thông tin rõ ràng giúp đơn vị vận chuyển xử lý đơn hàng nhanh hơn, giảm thiểu thời gian xác nhận lại. Từ đó rút ngắn thời gian giao hàng, đẩy nhanh quy trình vận chuyển.
- Đảm bảo an toàn, tránh rủi ro: Mô tả chính xác về loại hàng hóa và các yêu cầu đặc biệt giúp hàng hóa được xử lý đúng cách và vận chuyển an toàn, tránh các rủi ro như hư hỏng, mất mát.
- Hỗ trợ truy cứu khi có sự cố: Trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất mát, thông tin chi tiết sẽ giúp đơn vị vận chuyển và người gửi dễ dàng truy cứu và giải quyết nhanh chóng.
Một số hệ lụy thường gặp khi không biết cách ghi thông tin gửi hàng, dẫn đến ghi sai hoặc ghi thiếu thông tin bao gồm:
- Hàng hóa bị giao nhầm địa chỉ, gây phiền toái cho cả người gửi và người nhận.
- Hàng hóa bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.
- Chậm trễ trong xử lý đơn và giao hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
- Phát sinh chi phí vận chuyển và xử lý lại các đơn hàng sai thông tin.
- Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, gây mất lòng tin từ phía khách hàng.
2. Những thông tin cần có khi ghi thông tin gửi hàng
Biết cách ghi thông tin gửi hàng đầy đủ và chi tiết giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng địa chỉ và an toàn. Dưới đây là các thông tin cần có khi ghi thông tin gửi hàng:
| THÔNG TIN CẦN CÓ | LƯU Ý |
| Thông tin người nhận |
|
| Thông tin người gửi |
|
| Mã bưu điện (Zip Postal Code) |
|
| Thông tin đặc biệt (nếu có) |
|
3. Cách ghi thông tin gửi hàng qua 2 hình thức phổ biến
Hiện nay, có 2 hình thức gửi hàng phổ biến là gửi hàng qua bưu điện và gửi hàng qua các đơn vị vận chuyển. Cách ghi thông tin gửi hàng 2 hình thức này như sau:
| GỬI HÀNG QUA BƯU ĐIỆN | GỬI HÀNG QUA ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN |
|
|
>>> Bên cạnh việc ghi thông tin chính xác, bạn đừng quên tham khảo bài viết về kỹ thuật đóng gói hàng hóa trong logistics để đảm bảo an toàn cho sản phẩm nhé!
4. Những sai lầm phổ biến khi ghi thông tin gửi hàng
Trong quá trình thực hiện cách ghi thông tin gửi hàng, có 5 lỗi sai phổ biến bạn cần lưu ý, bao gồm:
- Sai địa chỉ, sai số nhà: là lỗi phổ biến nhất khiến hàng hóa bị giao nhầm hoặc không thể giao được. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin địa chỉ và xác nhận lại với người nhận để tránh sai sót.
- Thiếu thông tin liên lạc: khiến việc liên lạc giao hàng trở nên khó khăn. Hãy đảm bảo luôn ghi đầy đủ và chính xác thông tin liên lạc của người nhận bao gồm Họ tên, địa chỉ, SĐT trước khi giao hàng.
- Viết tắt không rõ ràng: Sử dụng từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn cho đơn vị vận chuyển, dẫn đến việc giao sai địa chỉ hoặc chậm trễ. Hãy tránh viết tắt hoặc chỉ dùng những ký hiệu thông dụng, dễ hiểu khi thực hiện cách ghi thông tin gửi hàng.
- Nhập nhầm mã bưu điện: Nhập sai mã bưu điện có thể khiến hàng hóa bị gửi nhầm khu vực. Trước khi hoàn thành đơn hàng, hãy kiểm tra và xác minh mã bưu điện để đảm bảo tính chính xác.
- Sử dụng nhãn in không rõ nét: Nhãn mờ hoặc khó đọc sẽ gây khó khăn cho đơn vị vận chuyển trong việc quét mã và xử lý đơn hàng. Bạn nên dùng máy in chất lượng cao, kiểm tra nhãn in trước khi dán lên kiện hàng, đảm bảo tất cả thông tin trên nhãn đều rõ ràng và dễ đọc.
>>> Tham khảo thêm bài viết Cách làm phiếu gửi hàng để tránh các sai lầm không đáng có nhé!
5. Cách ghi thông tin gửi hàng chính xác, nhanh chóng
Bạn có thể tham khảo 4 cách ghi thông tin gửi hàng nhanh chóng và chính xác như sau:
- Dùng mẫu đơn gửi hàng có sẵn
Dùng mẫu đơn gửi hàng có sẵn là một trong những cách ghi thông tin gửi hàng đơn giản và tiện lợi cho nhà bán. Các đơn vị vận chuyển hoặc bưu điện thường cung cấp mẫu đơn gửi hàng chuẩn. Bạn chỉ cần tải xuống hoặc in mẫu và điền vào các trường thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi và người nhận. Điều này đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Tận dụng công cụ điền tự động của nền tảng giao hàng
Một cách ghi thông tin gửi hàng khác là tận dụng công cụ điền tự động của các app vận chuyển hiện nay. Các nền tảng giao hàng trực tuyến thường có tính năng ghi nhớ dữ liệu khách hàng. Khi bạn nhập một vài ký tự đầu tiên, hệ thống sẽ gợi ý và tự động điền các thông tin còn lại dựa trên dữ liệu đã lưu, giúp bạn nhanh chóng hoàn thành thông tin gửi hàng mà không cần nhập tay từng chi tiết.
- Lưu thông tin khách hàng thường xuyên
Sử dụng các công cụ quản lý thông tin khách hàng hoặc lưu thông tin của những người nhận hàng thường xuyên sẽ giúp bạn không cần phải nhập lại thông tin cho mỗi lần gửi hàng. Nhờ đó tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm tra lại thông tin lần cuối
Trước khi tiến hành giao hàng, hãy dành vài phút để kiểm tra lại tất cả các thông tin đã điền. Đảm bảo rằng tên, địa chỉ, số điện thoại và mã bưu điện đều chính xác để tránh những sai sót không đáng có.
Bài viết trên là những chia sẻ về cách ghi thông tin gửi hàng đầy đủ và chính xác. Hy vọng những thông tin Thái Dương Fulfillment chia sẻ sẽ giúp bạn biết cách ghi đúng và đủ thông tin để hàng hoá được vận chuyển an toàn đến đúng tay người nhận.
>>> Xem thêm bài viết: Các loại phiếu đóng gói hàng hóa và những điều cần lưu ý
