Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) là một tài liệu bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đến thuật ngữ này. Vậy cần lưu ý gì khi lập phiếu đóng gói hàng hóa? Vai trò của các loại phiếu Packing list là gì? Hãy cùng Thái Dương Fulfillment tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Định nghĩa phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu đóng gói hàng hóa (hay còn gọi là Packing list) là bảng kê chi tiết thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm: thông tin người gửi/người nhận, tên mặt hàng, số lượng hàng, trọng lượng hàng, quy cách đóng gói, phương tiện vận chuyển, cảng xuất, cảng nhập…
Phiếu đóng gói này là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp các bên liên quan như hải quan, đơn vị vận tải, bên mua/bán kiểm soát và giám sát lô hàng.
2. Các loại phiếu đóng gói hàng hóa phổ biến
Dựa trên mục đích sử dụng, có 3 loại phiếu đóng gói hàng hóa thường gặp trong ngành xuất nhập khẩu mà bạn cần biết:
| Loại phiếu đóng gói | Đặc điểm nổi bật | Tính ứng dụng |
|
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List) |
Đây là phiếu đóng gói thể hiện nội dung chi tiết về hàng hóa giúp 2 bên mua, bán kiểm tra được số lượng chi tiết của đơn hàng. | Thường được ứng dụng trong:
|
|
Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List) |
Nội dung mô tả trên loại phiếu này không có thông tin về người bán |
|
|
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight List) |
|
Thường được ứng dụng trong:
|
3. Chức năng của phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu đóng gói hàng hoá có vai trò như một “bản danh sách” chi tiết về những gì có bên trong lô hàng, giúp đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong giao dịch. Các chức năng chính của phiếu đóng gói hàng hóa gồm:
3.1. Mô tả chi tiết về hàng hóa
- Tên hàng: Liệt kê đầy đủ các loại hàng hóa có trong lô hàng.
- Số lượng: Số lượng cụ thể của từng loại hàng.
- Trọng lượng: Trọng lượng của từng kiện hàng hoặc tổng trọng lượng của lô hàng.
- Kích thước: Kích thước của từng kiện hàng (dài, rộng, cao).
- Đóng gói: Cách thức đóng gói hàng hóa (thùng carton, bao bì, pallet…).
3.2. Làm cơ sở đối chiếu hàng hoá
- Giúp người nhận hàng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số lượng và loại hàng hóa thực tế với thông tin trên phiếu.
- Phát hiện sớm các sai sót, thiếu hụt trong quá trình vận chuyển.
3.3. Hỗ trợ thủ tục hải quan
- Là một trong những giấy tờ bắt buộc phải có khi làm thủ tục hải quan.
- Giúp hải quan kiểm tra và đánh giá hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
3.4. Bảo vệ quyền lợi mua – bán của các bên
- Là bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hàng hóa.
- Giúp bảo vệ quyền lợi của cả người gửi và người nhận hàng.
3.5. Hỗ trợ quá trình vận chuyển
- Giúp các đơn vị vận chuyển lên kế hoạch và sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý.
- Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn đến nơi.
4. Tầm quan trọng của phiếu đóng gói hàng hóa
- Khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
- Hỗ trợ thanh toán cho các hàng hóa phù hợp với thông tin mô tả trên packing list.
- Là chứng từ quan trọng để được hải quan thông quan.
- Yêu cầu bảo hiểm nếu hàng hoá bị hư hỏng hoặc thất thoát.
- Căn cứ để kiểm tra số lượng hàng hóa doanh nghiệp nhận đủ hay thiếu, thừa hàng.
- Lưu trữ và bảo quản hàng tốt từ xuất cảng và nhập bến.
- Chọn danh sách đóng gói thích hợp và xác định xem danh sách đóng gói của bạn có cần phải được ký hay không khi làm chứng từ trực tuyến.
- Đảm bảo chính xác thông tin đơn hàng giúp người bán, người mua không bị Hải quan phạt và thời gian giao nhận hàng hoá.
Bạn muốn dựa vào thông tin ghi trên phiếu đóng gói để xác định giá trị của hàng hóa sau khi xuất kho? Tham khảo ngay phương pháp tính giá xuất kho để được giải đáp!
5. Thông tin cần thiết trong phiếu đóng gói hàng hoá
Thông thường, một phiếu đóng gói hàng hoá sẽ bao gồm các nội dung chính sau:
Thông tin về các bên tham gia: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của cả người gửi (shipper) và người nhận (consignee).
Thông tin về hàng hóa:
- Tên hàng: Liệt kê cụ thể từng loại hàng hóa có trong lô.
- Khối lượng: Bao gồm trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng tổng (Gross Weight) và thể tích (CBM).
- Đóng gói: Mô tả chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa (thùng carton, bao bì, pallet…), số lượng kiện hàng, kích thước từng kiện.
Thông tin về giao dịch:
- Cảng bốc hàng (POL): Nơi hàng hóa được lên tàu.
- Cảng dỡ hàng (POD): Nơi hàng hóa được dỡ xuống tàu.
- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Quy định về trách nhiệm và chi phí giữa người mua và người bán.
Thông tin khác:
- Ngày phát hành: Ngày lập phiếu đóng gói.
- Số hiệu: Số hiệu của phiếu đóng gói.
- Xác nhận: Chữ ký và dấu của người lập phiếu.
Phiếu đóng gói hàng hóa là một trong những giấy tờ không thể thiếu trong quá trình xuất nhập kho. Nó đóng vai trò như một “bản danh sách chi tiết” của toàn bộ hàng hóa trong một lô hàng, cung cấp thông tin đầy đủ.
6. Mẫu Phiếu đóng gói hàng hóa chuẩn để tham khảo
Phiếu đóng gói hàng hóa còn là một công cụ quan trọng để quản lý hàng hóa và tính toán các chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu. Tham khảo ngay bài viết phí dịch vụ hàng nhập khẩu là gì? Các loại phụ phí biết cần biết để hiểu rõ hơn nhé!
7. Lưu ý quan trọng khi lập phiếu Packing list
- Phân biệt chính xác giữa phiếu đóng gói hàng hóa (thể hiện thông tin, mô tả, cách thức đóng gói) và hoá đơn thương mại (phương thức thanh toán): do 2 chứng từ này có thông tin và thông số khá giống nhau nên thường bị nhầm lẫn.
- Bắt buộc phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin về lô hàng trên phiếu
- Tất cả các chi tiết đó phải khớp với hóa đơn thương mại
Trên đây là toàn bộ nội dung về phiếu đóng gói hàng hóa – chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu được chúng tôi chia sẻ mong rằng sẽ là thông tin hữu ích dành cho bạn. Hãy theo dõi Thái Dương Fulfillment để cập nhật nhiều thông tin hữu ích hơn nữa nhé!
