Quá trình vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng nơi, đúng thời điểm. Hiểu rõ về quá trình vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cùng tìm hiểu chi tiết quá trình này và những yếu tố ảnh hưởng trong bài viết dưới đây.
1. Thế nào là quá trình vận chuyển hàng hóa?
Quy trình vận chuyển hàng hóa là một chuỗi các hoạt động nhằm đảm bảo hàng hóa được di chuyển từ nơi qua nơi khác một cách hiệu quả và an toàn. Quá trình này bao gồm nhiều bước như chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, lựa chọn phương thức vận chuyển, khai báo hải quan và giao hàng đến tay người nhận.
Quá trình vận chuyển hàng hóa đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác để đảm bảo hàng hóa được giao an toàn, đúng thời gian và không gặp phải rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Quá trình vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics vì nó đảm bảo sự lưu thông của hàng hóa từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, nhà phân phối và người tiêu dùng. Vai trò chính của quá trình vận chuyển bao gồm:
- Đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng: Vận chuyển hàng hóa đúng thời gian giúp duy trì hoạt động sản xuất và phân phối liên tục, tránh thiếu hụt nguyên liệu hoặc sản phẩm.
- Tối ưu hóa chi phí logistics: Quá trình vận chuyển hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, bảo quản và các chi phí phát sinh do thời gian vận chuyển kéo dài.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Vận chuyển nhanh chóng và an toàn nâng cao uy tín của doanh nghiệp và sự hài lòng của khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Quản lý rủi ro: Vận chuyển hiệu quả giúp giảm thiểu các rủi ro như hư hỏng, mất mát hàng hóa.
2. 9 bước cơ bản trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển
Đơn vị vận chuyển tiếp nhận yêu cầu và thông tin về loại hàng hóa, thời gian và địa điểm giao nhận từ khách hàng.
Bước 2 – Tư vấn và báo giá
Dựa trên thông tin nhận được, bên vận chuyển tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp và cung cấp báo giá chi tiết.
Bước 3 – Đóng gói hàng hóa
Sau khi 2 bên thống nhất xong chi phí và ký kết hợp đồng, chủ hàng đóng gói hàng hóa theo yêu cầu, đảm bảo đúng quy cách để hàng hóa được an toàn trong quá trình vận chuyển.
Bước 4 – Nhận hàng & kiểm tra hàng hóa
Đơn vị vận chuyển tiếp nhận hàng từ khách hàng và kiểm tra tình trạng hàng hóa, đảm bảo đúng với thông tin được nhận.
Bước 5 – Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Đối với hàng hóa vận chuyển quốc tế, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hàng ra cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu, tùy theo phương thức vận chuyển thỏa thuận trong hợp đồng và tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
Bước 6 – Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa được vận chuyển đến điểm đích thông qua đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.
Bước 7 – Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Để hàng hóa được phép lưu thông nội địa tại quốc gia nhập khẩu, đơn vị vận chuyển hàng hóa hoặc người nhận cần hoàn tất các thủ tục hải quan nhập khẩu tại điểm đến.
Bước 8 – Giao hàng
Hàng hóa được giao đến tay người nhận theo đúng địa chỉ và thời gian đã cam kết. Người nhận kiểm tra và ký xác nhận hàng hoá nhận được nguyên vẹn, không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bước 9 – Thanh toán & kết thúc hợp đồng
Các bên liên quan tiến hành hoàn tất thanh toán và kết thúc hợp đồng vận chuyển.
Bạn mệt mỏi với việc tự tìm nguồn hàng, thanh toán quốc tế và lo lắng về chất lượng sản phẩm? Tham khảo App vận chuyển hàng Taobao về Việt Nam sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề!
3. Sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa
Sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa cần được thống nhất và tối ưu theo từng loại hình dịch vụ để đảm bảo tính dễ hiểu và được thực hiện chính xác, giúp hàng hóa được vận chuyển đến tay khách hàng đúng thời gian và chất lượng.
Vai trò của sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa:
- Hỗ trợ hiểu rõ và tuân thủ quy trình: giúp các bên liên quan nắm rõ các giai đoạn trong quá trình vận chuyển hàng hóa, tuân thủ đúng quy định và tránh sai sót trong quá trình vận chuyển.
- Phân chia rõ ràng các giai đoạn: Xác định rõ các bước trong quy trình, giúp mọi người dễ dàng nắm được nhiệm vụ của mình.
- Xác định lỗi và cải thiện quy trình: Dễ dàng phát hiện ra các điểm yếu hoặc sai sót, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện kịp thời.
- Tiết kiệm chi phí: Giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và chi phí phát sinh không cần thiết.
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển
4.1. Loại hàng hóa và đặc tính của chúng
Đặc tính của từng loại hàng hóa vận chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến các công đoạn trong quá trình vận chuyển. Cụ thể:
- Hàng dễ vỡ: Cần được đóng gói cẩn thận với vật liệu bảo vệ như bọt biển, giấy bọt khí và vận chuyển bằng phương tiện có hệ thống giảm chấn tốt.
- Hàng nặng: Yêu cầu phương tiện có khả năng chịu tải cao như xe tải hạng nặng hoặc tàu biển. Ngoài ra, mặt hàng này còn cần có thiết bị nâng hạ chuyên dụng khi vận chuyển.
- Hàng nguy hiểm: Phải tuân thủ các quy định an toàn nghiêm ngặt, bao gồm đóng gói đặc biệt, dán nhãn cảnh báo và vận chuyển bằng phương tiện được cấp phép, có biện pháp phòng ngừa sự cố.
4.2. Phương tiện vận chuyển
Phương tiện vận chuyển có tác động không nhỏ đến quá trình vận chuyển hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và độ an toàn của hàng hóa.
Các loại phương tiện khác nhau như tàu biển, máy bay, xe tải có tốc độ, chi phí và khả năng tiếp cận khác nhau. Máy bay là phương tiện vận chuyển nhanh nhất nhưng chi phí cao, trong khi tàu biển tối ưu chi phí cho khối lượng hàng hóa lớn nhưng lại mất nhiều thời gian vận chuyển hơn.
Ngoài ra, sự linh hoạt trong lộ trình và thời gian giao hàng cũng khác nhau giữa các phương tiện. Việc lựa chọn phương tiện phù hợp không chỉ đảm bảo quy trình vận chuyển hiệu quả mà còn tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.
4.3. Quãng đường và thời gian vận chuyển
Khoảng cách vận chuyển xa thường yêu cầu phương tiện lớn hơn và chi phí cao hơn. Do đó, cần tính toán kỹ lưỡng để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
Ngoài ra, vào mùa cao điểm hoặc dịp lễ Tết, việc vận chuyển cũng có thể gặp khó khăn do tắc nghẽn giao thông và chi phí tăng. Mặt khác, tình trạng đường xá, thời tiết và các yếu tố bên ngoài khác cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian và an toàn trong quá trình vận chuyển.
Bạn uốn biết chính xác phải trả bao nhiêu tiền để ship hàng từ Trung Quốc về? Tham khảo ngay bài viết về giá vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam để có câu trả lời nhé!
5. Các lưu ý quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Một số lưu ý quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bạn cần biết bao gồm:
- Chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp và uy tín sẽ có khả năng xử lý tốt các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển đặc biệt khi bạn gửi hàng đi nước . Do vậy, hãy tìm hiểu kỹ về các đơn vị vận chuyển, xem xét các đánh giá từ khách hàng trước đó, kiểm tra các chứng chỉ và giấy phép hoạt động của họ để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.
- Đảm bảo đóng gói hàng hóa đúng cách
Đóng gói hàng hóa đúng cách là yếu tố then chốt để bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn nên sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng cao như hộp carton, bọt biển, màng bọc bong bóng và băng keo chắc chắn. Đối với hàng hóa dễ vỡ, cần có các biện pháp bảo vệ bổ sung như chèn thêm vật liệu chống sốc.
- Theo dõi và giám sát đơn hàng
Sử dụng các công cụ theo dõi và giám sát đơn hàng giúp bạn nắm bắt được tình trạng và vị trí của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Chọn đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ theo dõi trực tuyến, cho phép bạn kiểm tra tình trạng đơn hàng bất cứ lúc nào sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Mua bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm hàng hóa là biện pháp hữu hiệu để bảo vệ tài sản trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Bạn nên tham khảo các gói bảo hiểm từ các công ty bảo hiểm uy tín và chọn gói phù hợp với giá trị, tính chất của hàng hóa để đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro.
- Chọn hình thức vận chuyển phù hợp
Tùy thuộc vào loại hàng hóa, khoảng cách vận chuyển và thời gian giao hàng yêu cầu, bạn có thể chọn các hình thức vận chuyển khác nhau như đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc đường sắt. Mỗi hình thức vận chuyển có ưu và nhược điểm riêng, do đó bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn phương án phù hợp nhất.
- Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ cần thiết là yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Đảm bảo các giấy tờ xuất nhập khẩu được chuẩn bị chính xác và đầy đủ sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và tránh được các rắc rối pháp lý.
Bài viết trên là những chia sẻ chi tiết về quá trình vận chuyển hàng hoá. Nhìn chung, đây là một quá trình phức tạp, bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Hy vọng những chia sẻ của Thái Dương Fulfillment trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về quá trình vận chuyển và dễ dàng ứng dụng vào thực tế.
>>> Nếu bạn đang có nhu cầu nhập hàng từ Alibaba và quan tâm tới phí vận chuyển từ Alibaba về Việt Nam thì tham khảo ngay bài viết Cách tính phí vận chuyển từ Alibaba về Việt Nam mới nhất hiện nay.
