Trong quá trình bán hàng và vận hành kho, seller có thể gặp tình trạng số lượng tồn trên hệ thống thấp hơn 0 dù thực tế đang quản lý hàng hóa. Tình trạng tồn kho âm có thể phản ánh sai lệch trong dữ liệu, đồng thời ảnh hưởng đến việc tiếp nhận đơn, xuất hàng và kiểm soát hàng hóa. Vậy nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng này và seller cần làm gì để hạn chế phát sinh trong quá trình vận hành?
Tồn kho âm là gì?
Tồn kho âm là tình trạng hệ thống quản lý ghi nhận số lượng tồn của một SKU nhỏ hơn 0, thường xảy ra khi số lượng hàng được xuất hoặc ghi nhận trên hệ thống vượt quá lượng tồn đang được ghi nhận. Ví dụ, hệ thống đang có 10 sản phẩm nhưng phát sinh giao dịch xuất 15 sản phẩm, số lượng tồn có thể được ghi nhận là -5. Khác với tồn kho bằng 0, tình trạng này cho thấy dữ liệu tồn kho đang có vấn đề cần kiểm tra.
Tình trạng này cũng khác với tồn kho ảo, khi số liệu trên hệ thống không phản ánh đúng lượng hàng thực tế, hay sai lệch tồn kho, là sự chênh lệch giữa số liệu ghi nhận và thực tế. Vì vậy, tồn kho bị âm thường là dấu hiệu cần rà soát lại quy trình nhập, xuất và cập nhật dữ liệu hàng hóa.
Nguyên nhân khiến tồn kho bị âm
Tình trạng tồn kho trên hệ thống thấp hơn 0 có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau trong quá trình nhập, xuất, lưu trữ và cập nhật hàng hóa. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
- Xuất kho trước khi cập nhật nhập kho: Hàng đã được đưa vào kho hoặc đang chờ xử lý nhưng số lượng chưa được ghi nhận trên hệ thống, trong khi đơn hàng đã phát sinh xuất kho.
- Đồng bộ đơn hàng chậm: Seller bán hàng trên nhiều kênh nhưng dữ liệu đơn hàng và tồn kho giữa website, sàn hoặc hệ thống quản lý chưa được cập nhật kịp thời.
- Xuất kho vượt số lượng tồn: Nhân viên thực hiện xuất hàng nhiều hơn số lượng đang được ghi nhận mà không có bước kiểm soát phù hợp.
- Sai SKU hoặc biến thể: Nhầm mã sản phẩm, màu sắc, kích thước hoặc SKU khiến giao dịch được ghi nhận vào sai mặt hàng.
- Đơn hoàn/hủy cập nhật không chính xác: Trạng thái đơn thay đổi nhưng lượng hàng được cộng hoặc trừ trên hệ thống không tương ứng.
- Kiểm kê không chính xác: Tồn thực tế đã chênh lệch với số liệu hệ thống nhưng chưa được phát hiện và điều chỉnh.
- Lỗi hệ thống hoặc kết nối: WMS, website, sàn TMĐT hoặc các nền tảng bán hàng không đồng bộ dữ liệu chính xác.
Xem thêm: Tồn kho chết
Cách xử lý và hạn chế tình trạng tồn kho âm
Khi phát hiện tồn kho âm, seller không nên chỉ điều chỉnh số lượng trên hệ thống để đưa tồn kho về mức 0. Cần kiểm tra lại dữ liệu và quy trình vận hành để xác định nguyên nhân phát sinh từ đâu, sau đó có biện pháp khắc phục và phòng ngừa phù hợp. Quy trình có thể chia thành hai bước: kiểm tra, xử lý vấn đề đang xảy ra và chuẩn hóa hoạt động quản lý tồn kho để hạn chế tái diễn.
Cách kiểm tra và xử lý tồn kho âm
Khi phát hiện tồn kho âm, seller cần kiểm tra lần lượt từ dữ liệu trên hệ thống đến hàng hóa thực tế để xác định nguyên nhân. Trước tiên, xác định SKU đang bị âm, bao gồm mã hàng, biến thể và số lượng tồn đang ghi nhận. Sau đó, đối chiếu với tồn kho thực tế tại vị trí lưu trữ để xác định mức chênh lệch.
Tiếp theo, kiểm tra lịch sử nhập – xuất và các giao dịch gần thời điểm phát sinh âm. Đồng thời rà soát những đơn hàng mới, đơn hủy, đơn hoàn hoặc đơn đang xử lý có liên quan đến SKU. Nếu bán hàng trên nhiều kênh, cần kiểm tra thêm dữ liệu đồng bộ giữa website, sàn TMĐT, WMS và hệ thống kho.
Sau khi xác định nguyên nhân, seller mới thực hiện điều chỉnh dữ liệu tồn kho. Không nên chỉ cộng lại số lượng để đưa tồn kho về 0 mà bỏ qua nguyên nhân gốc, vì tình trạng âm có thể tiếp tục tái diễn.
Xem thêm: Tồn kho ảo
Làm thế nào để hạn chế tình trạng tồn kho âm?
Sau khi xử lý một trường hợp tồn kho âm, seller cần rà soát lại quy trình để hạn chế lỗi tương tự xảy ra trong những lần tiếp theo. Việc kiểm soát nên được thực hiện xuyên suốt từ nhập hàng, lưu kho, xử lý đơn đến hàng hoàn và đối soát dữ liệu.
Trước hết, cần chuẩn hóa các bước nhập – xuất – hoàn hàng, đồng thời thống nhất cách quản lý SKU và biến thể để hạn chế nhầm mã hàng. Tồn kho cần được cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch và đồng bộ giữa các kênh bán hàng. Bên cạnh đó, seller nên kiểm kê định kỳ, đối soát dữ liệu, phân quyền thao tác nhập/xuất kho và thiết lập cảnh báo khi tồn xuống thấp hoặc xuất hiện giao dịch bất thường.
Khi số lượng SKU và đơn hàng tăng, có thể sử dụng WMS để quản lý tồn kho tập trung, giảm phụ thuộc vào việc cập nhật thủ công.
Kết luận
Tồn kho âm là dấu hiệu cho thấy dữ liệu hoặc quy trình quản lý hàng hóa đang có vấn đề. Seller cần kiểm tra tồn thực tế, rà soát giao dịch và xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh số liệu. Khi quy mô bán hàng tăng, nhiều SKU, nhiều kênh hoặc nhiều thị trường có thể khiến việc kiểm soát tồn kho trở nên phức tạp hơn. Tìm hiểu giải pháp Fulfillment của Thái Dương Fulfillment để hỗ trợ quản lý hàng hóa và vận hành đơn hàng hiệu quả hơn.
