Phí hoàn hàng COD là một trong những khoản chi phí có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh khi đơn hàng giao không thành công. Ngoài phí vận chuyển chiều đi, seller có thể phải chịu thêm phí hoàn hàng và các khoản phụ phí tùy theo chính sách của đơn vị vận chuyển. Vậy những chi phí nào có thể phát sinh khi hoàn đơn COD và làm thế nào để hạn chế tổn thất? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Phí hoàn hàng COD là gì?
Phí hoàn hàng COD là khoản chi phí phát sinh khi đơn hàng thu hộ (COD) không được giao thành công và cần chuyển trả về người bán hoặc kho hàng theo quy trình của đơn vị vận chuyển. Khoản phí này khác với phí giao hàng chiều đi, vốn được tính cho quá trình vận chuyển đơn hàng đến người nhận.
Seller có thể phát sinh phí hoàn khi khách từ chối nhận hàng, không liên lạc được với người nhận hoặc đơn hàng không thể giao sau số lần thử theo quy định. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng cùng một mức phí. Cách tính và bên chịu phí phụ thuộc vào chính sách vận chuyển, thỏa thuận dịch vụ và thị trường hoạt động. Vì vậy, người bán cần kiểm tra biểu phí cụ thể để chủ động dự trù chi phí khi kinh doanh COD.
Những khoản chi phí có thể phát sinh khi đơn COD bị hoàn
Khi đơn COD giao không thành công, seller có thể phải chịu nhiều khoản phí hoàn hàng COD tùy theo chính sách của đơn vị vận chuyển và điều kiện dịch vụ đã thỏa thuận.
Phí vận chuyển chiều đi
Đây là chi phí vận chuyển hàng từ kho đến địa chỉ người nhận. Tùy chính sách của đơn vị vận chuyển, khoản phí này có thể vẫn được tính ngay cả khi khách từ chối nhận hàng hoặc không thể nhận hàng. Vì vậy, seller cần kiểm tra điều kiện miễn phí hoặc hoàn phí giao hàng nếu có.
Phí vận chuyển chiều hoàn
Khi đơn hàng được chuyển ngược về kho, đơn vị vận chuyển có thể thu thêm phí hoàn hàng COD. Mức phí có thể phụ thuộc vào khoảng cách, trọng lượng, kích thước kiện hàng và biểu phí áp dụng. Đây là khoản cần được tính đến khi đánh giá tổng chi phí của đơn giao thất bại.
Phụ phí giao lại, lưu kho hoặc xử lý hàng hoàn
Một số trường hợp có thể phát sinh phí giao lại, lưu kho tạm thời hoặc xử lý hàng hoàn, tùy quy trình của đối tác vận chuyển và kho hàng.
Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng thu đầy đủ các khoản phí trên. Seller nên đối chiếu biểu phí và hợp đồng dịch vụ thực tế để xác định chính xác chi phí phải trả, tránh dự toán sai khi quản lý ngân sách vận hành.
Xem thêm: Đối soát COD
Cách tính tổng chi phí của một đơn COD hoàn
Để xác định chính xác phí hoàn hàng COD, seller cần tổng hợp phí vận chuyển chiều đi, phí vận chuyển chiều hoàn và các khoản phụ phí thực tế. Ngoài ra, người bán nên tính đến chi phí kiểm tra, đóng gói lại hoặc xử lý hàng hóa nếu phát sinh sau khi hàng được trả về kho.
Công thức tham khảo:
Tổng chi phí đơn hoàn = Phí giao hàng chiều đi + Phí hoàn hàng + Phụ phí phát sinh + Chi phí xử lý hàng hoàn.
Ví dụ, một đơn hàng có phí giao chiều đi là 30.000 đồng, phí hoàn là 20.000 đồng và chi phí xử lý hàng hoàn là 5.000 đồng. Tổng chi phí phát sinh là 55.000 đồng, chưa bao gồm giá vốn sản phẩm và các chi phí kinh doanh khác.
Dù chưa thu được tiền COD, seller vẫn có thể phải chi trả các khoản phí trên. Vì vậy, cần theo dõi phí hoàn hàng COD theo từng đơn và đối chiếu với biểu phí thực tế để đánh giá chính xác hiệu quả vận hành.
Xem thêm: Thất lạc hàng quốc tế
Cách kiểm soát phí hoàn hàng COD với giải pháp Fulfillment
Để hạn chế chi phí phát sinh từ đơn COD bị hoàn, seller cần kết hợp việc giảm tỷ lệ giao thất bại với quy trình quản lý hàng hoàn và theo dõi chi phí chặt chẽ. Khi dữ liệu vận hành được cập nhật đầy đủ, người bán có thể xác định nguyên nhân phát sinh chi phí và chủ động điều chỉnh phương án xử lý.
Chủ động hạn chế đơn COD giao thất bại
Seller nên xác nhận thông tin người nhận trước khi gửi hàng, đồng thời theo dõi trạng thái giao hàng để kịp thời xử lý các đơn có nguy cơ hoàn. Việc phân tích nguyên nhân hoàn theo sản phẩm, khu vực và đơn vị vận chuyển giúp người bán nhận diện vấn đề thường gặp, từ đó cải thiện quy trình giao hàng và hạn chế phí hoàn hàng COD không cần thiết.
Quản lý tồn kho và xử lý hàng hoàn hiệu quả
Khi hàng được hoàn về, seller cần kiểm tra tình trạng sản phẩm, cập nhật số lượng tồn kho và xác định khả năng tiếp tục kinh doanh. Quy trình tiếp nhận, kiểm tra và phân loại hàng hoàn rõ ràng giúp hạn chế thất thoát, tránh nhầm lẫn dữ liệu tồn kho và giảm nguy cơ phát sinh chi phí xử lý ngoài dự kiến.
Kiểm soát chi phí vận hành với giải pháp Fulfillment
Theo dõi dữ liệu đơn hàng, trạng thái giao hàng và phí hoàn hàng COD định kỳ giúp seller đánh giá hiệu quả vận hành chính xác hơn. Thái Dương Fulfillment cung cấp các giải pháp lưu kho, quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng tại những thị trường đang hoạt động, hỗ trợ seller tổ chức quy trình vận hành bài bản và kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn.
Kết luận
Theo dõi phí hoàn hàng COD và xác định nguyên nhân giao thất bại giúp seller chủ động kiểm soát chi phí, hạn chế thất thoát và tối ưu vận hành. Để tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý đơn hàng, lưu kho và tồn kho tại các thị trường quốc tế, hãy theo dõi Thái Dương Fulfillment để cập nhật thêm kiến thức hữu ích cho hoạt động kinh doanh xuyên biên giới.
