Trong vận hành kho và fulfillment, việc nắm trước thông tin hàng hóa trước khi hàng cập kho giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tiếp nhận, hạn chế sai lệch và rút ngắn thời gian nhập hàng. ASN kho hàng (Advance Shipping Notice) là công cụ giúp chuẩn hóa thông tin lô hàng inbound ngay từ trước khi giao đến kho. Vậy ASN là gì, hoạt động như thế nào và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp, hãy cùng Thái Dương Fulfillment tìm hiểu.
ASN kho hàng là gì?
ASN kho hàng là viết tắt của Advance Shipping Notice, có nghĩa là thông báo giao hàng trước. Hiểu đơn giản, đây là thông tin được gửi đến kho trước khi hàng được vận chuyển đến, giúp kho biết trước lô hàng sắp tiếp nhận và chủ động chuẩn bị cho quá trình nhập hàng.
Thông tin trong ASN thường gồm tên người gửi, mã sản phẩm, số lượng, số kiện, mã đơn hàng, đơn vị vận chuyển và thời gian dự kiến hàng đến. Nhờ đó, kho có thể chuẩn bị nhân sự, khu vực tiếp nhận và kế hoạch kiểm đếm phù hợp.
Trong quá trình nhập hàng, ASN được sử dụng làm cơ sở để đối chiếu với hàng thực tế. Nếu thông tin báo trước là 500 sản phẩm nhưng kho chỉ nhận được 480 sản phẩm, sự chênh lệch có thể được phát hiện và xử lý ngay.
Điểm khác biệt cơ bản là ASN được gửi trước khi hàng đến, còn phiếu nhập kho được lập sau khi kho đã tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa thực tế.
Xem thêm: Chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho
Cách hoạt động của ASN trong quy trình nhập kho
Quy trình ASN kho hàng bắt đầu trước khi hàng được đưa đến kho. Người gửi cung cấp thông tin về lô hàng để kho có thời gian chuẩn bị và tiếp nhận hàng theo kế hoạch.
- Người gửi tạo ASN: Cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, số kiện và thời gian dự kiến giao hàng.
- Gửi thông tin cho kho: Kho tiếp nhận thông tin và kiểm tra các dữ liệu cần thiết trước khi hàng đến.
- Kho chuẩn bị tiếp nhận: Dựa trên thông tin đã nhận, kho chủ động bố trí nhân sự và khu vực phù hợp để xử lý lô hàng.
- Hàng đến và được kiểm tra: Nhân viên kho kiểm đếm, kiểm tra sản phẩm và đối chiếu với thông tin trong ASN.
- Xác nhận và nhập kho: Nếu có chênh lệch về số lượng hoặc sản phẩm, kho ghi nhận để xử lý. Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng được xác nhận và cập nhật vào hệ thống tồn kho.
ASN không thay thế việc kiểm đếm thực tế. Thay vào đó, nó cung cấp thông tin dự kiến để kho có cơ sở so sánh với lượng hàng thực tế nhận được. Nhờ đó, quy trình nhập kho được chủ động và dễ kiểm soát hơn.
Lợi ích ASN mang lại cho doanh nghiệp
Việc sử dụng ASN trong quản lý kho giúp doanh nghiệp chủ động hơn ngay từ trước khi hàng được đưa đến kho. Thay vì chỉ xử lý khi hàng đã xuất hiện, kho có thể chuẩn bị trước thông tin, nhân sự và khu vực tiếp nhận. Đây là một trong những lý do ASN kho hàng ngày càng được ứng dụng trong hoạt động nhập hàng.
Xem thêm: Giảm chi phí kho vận
Chủ động kế hoạch nhập hàng
Khi nhận được thông tin trước về sản phẩm, số lượng và thời gian hàng đến, kho có thể chủ động sắp xếp nhân sự và khu vực tiếp nhận phù hợp. Đặc biệt với những kho có nhiều lô hàng nhập trong ngày, việc chuẩn bị trước giúp hạn chế tình trạng quá tải hoặc chậm xử lý.
Giảm sai lệch khi nhận hàng
ASN cung cấp thông tin để kho đối chiếu với hàng thực tế khi tiếp nhận. Nếu có tình trạng thiếu hàng, thừa hàng, sai sản phẩm hoặc sai số kiện, nhân viên kho có thể phát hiện và ghi nhận ngay. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra nguyên nhân và đối soát với người gửi khi cần thiết. Nhờ đó, ASN kho hàng góp phần hạn chế sai sót trong quá trình tiếp nhận và quản lý hàng hóa.
Rút ngắn thời gian nhập kho
Thông tin hàng hóa đã được cung cấp trước nên nhân viên không phải bắt đầu từ đầu khi lô hàng đến kho. Quá trình kiểm tra và đối chiếu diễn ra thuận lợi hơn, giúp hàng được xác nhận và cập nhật vào hệ thống nhanh hơn. Với doanh nghiệp có lượng hàng nhập lớn, việc rút ngắn thời gian xử lý từng lô hàng có thể tạo ra khác biệt đáng kể trong vận hành.
Tăng khả năng kiểm soát hàng hóa
ASN tạo ra thông tin xuyên suốt từ lúc lô hàng được thông báo, vận chuyển đến khi kho tiếp nhận và kiểm tra. Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp có thể dựa trên những thông tin này để kiểm tra và đối soát dễ dàng hơn. Đây cũng là cơ sở để kho duy trì dữ liệu hàng hóa rõ ràng và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý tồn kho.
Kết luận
ASN kho hàng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tiếp nhận, kiểm tra và quản lý hàng hóa ngay từ trước khi hàng đến kho. Khi được áp dụng đúng cách, ASN không chỉ giảm sai lệch mà còn rút ngắn thời gian nhập hàng và tăng khả năng kiểm soát tồn kho. Với mô hình fulfillment, đây là một bước hỗ trợ quan trọng để quy trình vận hành diễn ra chính xác và hiệu quả hơn.
