Ký gửi hàng hóa tại kho là dịch vụ phổ biến đang được rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy bạn đã biết mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho mới nhất 2024 có những thông tin, điều khoản như thế nào chưa? Cùng Thái Dương Fulfillment khám phá chi tiết ngay dưới đây và những điều lưu ý khi ký kết biên bản.
1. Biên bản ký gửi hàng hóa tại kho là gì?
Biên bản ký gửi hàng hóa tại kho là một thỏa thuận giữa chủ sở hữu tài sản và người nhận ký gửi, thể hiện sự đồng ý của cả hai bên về việc giao quyền quản lý tạm thời tài sản cho bên nhận ký gửi.
Bên nhận ký gửi sẽ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và mua bán, vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của bên ký gửi. Còn bên ký gửi sẽ phải thanh toán chi phí dịch vụ theo đúng thỏa thuận đã ghi rõ trong hợp đồng.
Có thể thấy, ký gửi là một dịch vụ vận tải phổ biến trên toàn cầu, là giải pháp tối ưu cho việc vận chuyển hàng hóa một cách thuận tiện và linh hoạt.
Đặc điểm dễ thấy nhất của biên bản ký gửi hàng hóa là bằng chứng xác thực cho việc giao nhận hàng hóa, nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên và quy định về chi phí, hoa hồng và các điều khoản liên quan.
2. Vai trò của biên bản ký gửi hàng hóa tại kho
Biên bản ký gửi hàng hóa tại kho là giấy tờ quan trọng, đảm bảo quyền lợi và minh bạch trong việc quản lý hàng hóa xuất nhập kho cho cả bên giao và bên nhận. Vai trò chính của biên bản ký gửi hàng hóa tại kho có thể kể đến như:
- Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa: Biên bản ghi nhận đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm tên, số lượng, đặc điểm, tình trạng, điều kiện bảo quản,… nhằm giúp kiểm kê, quản lý và truy xuất nguồn gốc hàng hóa chính xác. Điều này cũng tương tự nếu bạn sử dụng dịch vụ ký gửi hàng online, nơi thông tin hàng hóa sẽ được ghi nhận và theo dõi trên nền tảng trực tuyến.
- Là bằng chứng giao hàng hợp lệ: Chữ ký xác nhận của hai bên trên biên bản là bằng chứng pháp lý quan trọng, xác định việc giao nhận hàng và trách nhiệm liên quan đến lô hàng.
- Là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp: Khi có tranh chấp, biên bản là căn cứ để đối chiếu thông tin, làm rõ trách nhiệm và tìm kiếm giải pháp thỏa đáng cho các bên.
- Giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn: Sử dụng biên bản ký gửi thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp, từ đó nâng cao uy tín và niềm tin cho khách hàng, đối tác.
3. Mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho
3.1. Mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho
Đây là văn bản được lập ra nhằm ghi nhận sự kiện bên giao hàng chuyển giao quyền quản lý một hoặc nhiều loại hàng hóa cụ thể cho bên nhận hàng (thường là đơn vị kho bãi) trong một khoảng thời gian nhất định với các điều khoản đã thỏa thuận.
3.2. Mẫu phiếu xuất kho ký gửi đại lý
Mẫu phiếu xuất kho ký gửi đại lý là một loại chứng từ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp (bên giao) ký gửi hàng hóa tại kho của đại lý (bên nhận) và đại lý thực hiện việc xuất kho hàng hóa đó cho khách hàng theo yêu cầu của bên giao.
4. 5 lưu ý khi làm hợp đồng và biên bản ký gửi hàng hóa tại kho
Hợp đồng ký gửi hàng hóa và biên bản ký gửi hàng hóa ràng buộc trách nhiệm pháp lý của các bên. Vì vậy khi ký kết 2 loại chứng từ này, người thực hiện cần lưu ý những điều sau:
- Thông tin chính xác: Cần thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin về bên giao, bên nhận, hàng hóa, giá cả, thời hạn,… tránh ghi thông tin chung chung, dễ gây hiểu nhầm.
- Thời điểm thực hiện: Hợp đồng cần được ký kết trước hoặc cùng lúc với việc giao nhận hàng hóa để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Chữ ký và đóng dấu: Đại diện hợp pháp của hai bên phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào hợp đồng một cách rõ ràng, chính xác.
- Cần có 2 bản sao: Mỗi bên giữ một bản hợp đồng, biên bản có giá trị pháp lý như nhau để tiện đối chiếu và thực hiện nghĩa vụ trong suốt quá trình ký gửi hàng hóa.
- Chứng cứ thực hiện hợp đồng: 2 bên lưu giữ cẩn thận biên bản giao nhận, thanh toán, nghiệm thu,… để làm bằng chứng khi cần thiết.
Trên đây, Thái Dương Fulfillment đã gửi tới bạn đọc mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho và những lưu ý khi làm hợp đồng cần phải biết. Hãy theo dõi Thái Dương Fulfillment Đông Nam để đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về ngành Logistic.
>>> Xem thêm bài viết: 6 cách gửi hàng phổ biến hiện nay và lưu ý quan trọng khi gửi
