Nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh thương mại điện tử thường tối ưu chi phí bằng cách tự vận hành self-fulfillment. Vậy self-fulfillment là gì và quy trình hoạt động của nó như thế nào cho sự phát triển của doanh nghiệp? Hãy cùng Thái Dương Fulfillment tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé!
1. Self-fulfillment là gì?
Self-fulfillment (hay còn gọi in-house fulfillment) là doanh nghiệp sẽ tự mình hoàn thiện đơn hàng, tự quản lý từ kho bãi, hàng hóa tới đóng gói sản phẩm, xử lý đơn hàng và vận chuyển đến tay khách hàng. Toàn bộ quy trình này khép kín trong một doanh nghiệp.
Việc doanh nghiệp tự hoàn thiện quy trình này đòi hỏi đơn vị đó cần có đủ không gian để lưu trữ hàng hoá, linh hoạt trong việc kiểm soát và đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt.
2. Quy trình hoạt động của self-fulfillment
Doanh nghiệp hoạt động theo quy trình self-fulfillment thường gồm 4 bước chính:
- Mua sản phẩm: doanh nghiệp mua sản phẩm từ các nhà cung cấp để bán hàng.
- Lưu trữ sản phẩm: sau khi hàng hóa được nhà cung cấp chuyển đến kho hàng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm được giao. Tiếp đó làm thủ tục lưu kho, phân loại hàng hóa để lưu trữ và bảo quản.
- Bán hàng: doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động quảng bá sản phẩm, tiếp thị, quảng cáo để bán được hàng cho người tiêu dùng.
- Thực hiện quá trình logistic đơn hàng: sau khi xác nhận đơn hàng được đặt, bộ phận xử lý hoàn tất đơn hàng sẽ lấy các sản phẩm từ kho phân loại tương ứng với đơn đặt hàng, đóng gói sản phẩm theo quy định và gửi hàng tới địa chỉ người mua.
3. Những khó khăn trong quá trình self-fulfillment
3.1. Khó đảm bảo thời gian giao hàng khi lượng đơn tăng đột biến
Vào những mùa cao điểm, khi lượng đơn hàng của doanh nghiệp tăng đột biến, nếu không đủ nhân lực để hoàn thiện đơn thì rất dễ xảy ra tình trạng gửi hàng chậm cho đơn vị vận chuyển. Điều này kéo theo tiến độ giao hàng cho khách cũng bị trễ hơn dự kiến.
Việc giao hàng chậm có thể làm tăng tỷ lệ hoàn hàng, giảm uy tín thương hiệu cũng như trải nghiệm mua hàng của người tiêu dùng.
3.2. Dễ xảy ra sai sót trong vận hành đơn
Sự giới hạn về nguồn lực nhân sự và trang thiết bị khi làm self-fulfillment có thể khiến doanh nghiệp gặp phải những sai sót không đáng có.
Chẳng hạn như khi doanh nghiệp bị quá tải đơn vào mùa cao điểm, hoạt động logistics có thể bị rối loạn dẫn đến một số đơn hàng bị đóng gói sai. Khi khách hàng nhận sai đơn đặt hàng sẽ cảm thấy khó chịu, thậm chí nghĩ người bán không trung thực trong kinh doanh.
3.3. Quản lý hàng tồn kho không có tổ chức
Doanh nghiệp muốn xử lý hoàn tất đơn hàng tốt, điều quan trọng đầu tiên là phải quản lý được hàng tồn kho để đáp ứng đơn đặt hàng đúng tiến độ.
Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho, quản lý không chặt chẽ, có tổ chức thì doanh nghiệp sẽ khó khăn để kiểm soát số lượng, chất lượng và định vị sản phẩm, sai sót trong giao hàng, thiếu hàng…
3.4. Thiếu không gian lưu trữ
Khi hoạt động kinh doanh phát triển, việc mở rộng kho bãi để đáp ứng lưu trữ lượng hàng hoá lớn là cần thiết cho doanh nghiệp. Thuê kho lúc này là giải pháp cho doanh nghiệp self-fulfillment, tuy nhiên sẽ tốn kém thêm chi phí cho quản lý kho, đầu tư thiết bị, vận hành…
3.5. Chi phí tổng thể lớn
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh trực tuyến mà tự vận hành self-fulfillment thường tốn rất nhiều chi phí tiềm ẩn như đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và thuê nhân viên quản lý. Nếu hiệu quả kinh doanh không đủ mạnh để kéo lại thì rất khó để duy trì mô hình.
3.6. Không có kinh nghiệm lựa chọn phần mềm phù hợp
Phần mềm logistics gồm các tính năng như xử lý đơn hàng tự động, theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng giúp quá trình vận hành diễn ra mượt mà và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, khi tự vận hành fulfillment mà không biết cách lựa chọn phần mềm logistics phù hợp có thể làm giảm hiệu suất và độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và xử lý đơn hàng.
3.7. Thiếu kiến thức chuyên ngành
Nếu bạn thiếu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn vận hành sefl-fulfillment sẽ gây ra nhiều sai sót và làm giảm hiệu suất tổng thể của quy trình khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
>>> Để giải quyết được các vấn đề trên bạn có thể tìm hiểu về dịch vụ order fulfillment nhé!
4. Nhận biết các doanh nghiệp phù hợp với self-fulfillment
Dưới đây là 4 đặc điểm cho thấy doanh nghiệp của bạn phù hợp với hình thức self-fulfillment:
- Quy mô nhỏ đến trung bình: doanh nghiệp tự quản lý self-fulfillment với quy trình đơn giản giúp tiết kiệm chi phí hơn khi thuê bên thứ 3.
- Sản phẩm có giá trị cao, độc đáo: doanh nghiệp tự quản lý quy trình fulfillment sẽ đảm bảo chất lượng, độ an toàn và hạn chế rủi ro cho hàng hóa.
- Độ linh hoạt cao: khi hiểu nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh để phù hợp với thị trường và tiếp nhận, xử lý phản hồi khách hàng nhanh chóng.
- Kiểm soát chất lượng: self-fulfillment sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt chất lượng sản phẩm từ kho đến tay khách hàng, đảm bảo niềm tin và hài lòng tới khách hàng.
5. Sự khác biệt giữa self-fulfillment và fulfillment provider
| Tiêu chí | Self-fulfillment | Fulfillment provider |
| Đặc điểm | Doanh nghiệp tự thực hiện các hoạt động liên quan đến hoàn tất đơn hàng. | Thuê logistics bên thứ ba để xử lý hoàn tất đơn hàng hay còn gọi là dịch vụ 3PL |
| Độ linh hoạt | Linh hoạt, dễ dàng thay đổi quy trình | Ít linh hoạt. Doanh nghiệp bị ràng buộc bởi hợp đồng và phụ thuộc vào quy trình có sẵn của đơn vị fulfillment |
| Thời gian xử lý đơn hàng | Có thể chậm nếu thiếu nguồn lực, đơn tăng đột biến | Nhanh, hiệu quả do quy trình đã được tối ưu |
| Đầu tư ban đầu | Cần đầu tư kho bãi, thiết bị, nhân lực | Doanh nghiệp không cần đầu tư, nhà cung cấp lo toàn bộ |
| Khả năng mở rộng | Hạn chế do nguồn lực nội bộ | Dễ dàng mở rộng với cơ sở hạ tầng của nhà cung cấp rộng lớn, chuyên nghiệp |
Trên đây là tất cả thông tin về self-fulfillment là gì và quy trình hoạt động, hy vọng giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vận hành đơn hàng cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác cung cấp dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Thái Dương – đơn vị hàng đầu về dịch vụ fulfillment tại Đông Nam Á.
>>> Xem thêm: Fulfillment centre và cách vận hành mô hình
