Nếu đang kinh doanh trực tuyến hoặc có dự định làm thương mại điện tử (TMĐT) thì bạn nhất định phải biết tới fulfillment center. Bài viết sẽ cung cấp toàn bộ thông tin về fulfillment center, chắc chắn sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
1. Fulfillment Center là gì? Mô hình này vận hành như thế nào?
1.1. Fulfillment Center là gì?
Fulfillment Center (hay còn gọi là fulfillment centre, trung tâm hoàn thiện đơn hàng) là một cơ sở được thiết lập để xử lý các đơn hàng trực tuyến một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Đây là nơi diễn ra mọi hoạt động từ khi hàng hóa được tiếp nhận từ nhà bán tới khi bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển.
Fulfillment Center thường được vận hành bởi các bên thứ 3 chuyên cung cấp dịch vụ logistic ( dịch vụ 3PL), giúp các doanh nghiệp, nhà bán xử lý hàng hóa, vận chuyển tới tay khách mua một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.2. Fulfillment Center vận hành như thế nào?
Fulfillment Center như “cánh tay phải” đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa tới tay khách hàng một cách trơn tru. Cách vận hành của mô hình này như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và quản lý hàng hóa
Doanh nghiệp sẽ vận chuyển sản phẩm đến Fulfillment Center. Tại đây, bộ phận Kho sẽ tiếp nhận, kiểm kê, phân loại và sắp xếp hàng hóa vào kho theo quy trình bài bản, khoa học.
Bước 2: Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác
Khi có đơn hàng mới từ website/ sàn thương mại điện tử, Fulfillment Center sẽ:
- Xác nhận đơn hàng: Kiểm tra thông tin đơn hàng, đảm bảo chính xác về số lượng, chủng loại sản phẩm,…
- Đóng gói cẩn thận: Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp, đảm bảo an toàn cho sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển.
- Dán nhãn vận chuyển: In và dán nhãn đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm thông tin người gửi, người nhận, mã vận đơn,…
Bước 3: Bàn giao đơn cho đối tác vận chuyển
Đơn hàng sau khi được đóng gói cẩn thận sẽ được bàn giao cho các đối tác vận chuyển uy tín, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn nhất.
Bước 4: Thu tiền hộ (COD) và đối soát với nhà bán
Với những đơn hàng theo phương thức thanh toán sau khi nhận hàng, Fulfillment Center sẽ:
- Thay mặt doanh nghiệp thu tiền mặt từ khách hàng khi giao hàng.
- Đối soát và chuyển khoản tiền hàng cho doanh nghiệp định kỳ, minh bạch và rõ ràng.
Bước 5: Hỗ trợ xử lý đổi trả (nếu có)
Fulfillment Center cũng là cầu nối hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đổi trả hàng hóa từ khách hàng:
- Kiểm tra tình trạng sản phẩm đổi trả.
- Thực hiện các thủ tục đổi trả theo đúng chính sách của doanh nghiệp.
Quy trình fulfillment này là yếu tố cốt lõi trong hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.3. Vai trò và nhiệm vụ của fulfillment center
- Vai trò của Fulfillment Center trong TMĐT là giúp doanh nghiệp mang sản phẩm tới tay người tiêu dùng 1 cách nhanh chóng và chính xác.
- Nhiệm vụ của Fulfillment là xử lý mọi công đoạn cần thiết để hoàn tất đơn hàng, bao gồm:
- Lưu kho hàng hóa một cách khoa học
- Tìm kiếm sản phẩm, lắp ráp, kết hợp đơn hàng, đóng gói – dán nhãn
- Bàn giao vận chuyển
- Hỗ trợ đổi trả nếu cần
Nhờ việc đảm nhiệm toàn bộ các nhiệm vụ then chốt trong quy trình xử lý đơn hàng, Fulfillment Center giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu nguồn lực vận hành. Từ đó tập trung phát triển sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
2. Sự khác biệt giữa Fulfillment Center và Warehouse, Distribution Center
2.1. Warehouse là gì? Warehouse vận hành như thế nào?
Warehouse (hay còn gọi là kho hàng) là nơi lưu trữ và bảo quản hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa sản xuất, phân phối và tiêu thụ.
Vai trò của kho hàng:
Hầu hết các doanh nghiệp quy mô lớn đều sở hữu ít nhất một kho hàng, thậm chí là hệ thống kho bãi trải rộng ở nhiều địa điểm khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý nguồn hàng, rút ngắn thời gian vận chuyển và nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn vị kinh doanh trực tuyến cũng có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ kho hàng từ bên thứ ba. Hình thức chia sẻ không gian lưu trữ này mang lại nhiều lợi ích về chi phí và sự linh hoạt cho doanh nghiệp.
Phân loại kho hàng:
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và loại hình hàng hóa, kho hàng được chia ra thành nhiều loại khác nhau:
- Kho riêng (Private Warehouse): Thuộc sở hữu và phục vụ độc quyền cho một doanh nghiệp duy nhất.
- Kho chung (Public Warehouse): Cung cấp dịch vụ lưu trữ cho nhiều doanh nghiệp khác nhau.
- Kho tự động (Automated Warehouse): Ứng dụng công nghệ tự động hóa trong quy trình quản lý và vận hành kho bãi.
- Kho điều hòa nhiệt độ (Climate-controlled Warehouse): Dành riêng cho các mặt hàng nhạy cảm với điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm,…
- Kho tạm (On-demand Warehouse): Lưu trữ hàng hóa trong thời gian ngắn (khoảng 1 tháng), thường là hàng tồn kho hoặc hàng hóa đang được vận chuyển.
- Trung tâm phân phối (Distribution Center): Đóng vai trò trung chuyển, phân phối sản phẩm đến các điểm bán lẻ.
Sự phát triển đa dạng của các loại hình kho hàng cho thấy tầm quan trọng ngày càng gia tăng của chúng trong chuỗi cung ứng hiện đại. Việc lựa chọn loại hình kho hàng phù hợp đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí logistics.
2.2. Distribution là gì? Distribution Center vận hành như thế nào?
Trung tâm phân phối (Distribution Center) là nơi tập trung hàng hóa, sản phẩm để phân phối cho người bán lẻ, người bán buôn hoặc người tiêu dùng.
Trung tâm phân phối có nhiều nét tương đồng với kho hàng thông thường. Tuy nhiên, điểm khác biệt cốt lõi nằm ở chức năng của mô hình này:
- Trung tâm phân phối tập trung tối đa vào dòng chảy hàng hóa với tốc độ cao.
- Mọi hoạt động tại đây, từ tiếp nhận, phân loại, đóng gói đến xuất hàng đều được vận hành nhịp nhàng, hướng đến mục tiêu hoàn thiện đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
- Các trung tâm phân phối Distribution Center thường được đặt tại các khu vực có giao thông thuận tiện nhằm giảm tối đa thời gian giao hàng.
Trung tâm phân phối thường được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau, phản ánh sự đa dạng trong chức năng và mục tiêu hoạt động như:
- “Trung tâm phân phối bán lẻ”: Chuyên phân phối hàng hóa đến các cửa hàng bán lẻ.
- “Trung tâm hoàn tất đơn hàng”: Tập trung vào việc giao hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng.
- “Cơ sở trung chuyển”: Đóng vai trò trung gian, tiếp nhận và phân phối hàng hóa đến các điểm đến tiếp theo mà không lưu trữ lâu dài.
2.3. So sánh sự khác biệt giữa Fulfillment Center và Warehouse, Distribution Center
Fulfillment Center, Warehouse và Distribution Center là 3 mô hình phổ biến của dịch vụ hậu cần kho vận. Tuy nhiên, có nhiều người chưa thật sự hiểu rõ sự khác nhau giữa 3 mô hình này. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn đọc tham khảo:
| Đặc trưng | Fulfillment Center | Warehouse | Distribution Center |
| Chức năng |
|
|
|
| Hoạt động vận hành | Tiếp nhận hàng hóa, lưu kho bảo quản, xử lý đơn, đóng gói hàng hóa, bàn giao cho đơn vị vận chuyển, thu COD và đối soát tiền hàng | Lưu trữ, bảo quản, kiểm kê, nhập hàng và xuất hàng | Bảo quản, điều chuyển và phân phối hàng hóa |
| Mục tiêu | Cung cấp hàng hóa đến tay người tiêu dùng 1 cách nhanh chóng và đảm bảo. | Hàng hóa được bảo quản an toàn và cẩn thận. | Cung cấp hàng hóa nhanh chóng tới các nhà phân phối. |
| Khách hàng phục vụ | Khách hàng cá nhân | Khách hàng doanh nghiệp | Khách hàng doanh nghiệp, đại lý bán buôn/bán lẻ |
| Thời gian lưu trữ hàng hóa | Ngắn hạn | Dài hạn | Dài hạn |
| Tần suất hàng hóa lưu thông – Tốc độ luân chuyển tồn kho |
|
|
|
3. Doanh nghiệp dùng Fulfillment Center và 2 hình thức còn lại khi nào?
Hiện nay, dịch vụ Fulfillment rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, có phải doanh nghiệp nào cũng có đặc thù kinh doanh, tính chất hàng hóa phù hợp với mô hình Fulfillment hay không? Dưới đây là bảng phân tích mức độ phù hợp với 3 mô hình hậu cần kho vận phổ biến nhất hiện nay, dựa trên 4 tiêu chí cơ bản:
| Tiêu chí | Fulfillment Center | Warehouse | Distribution Center |
| Nhu cầu | Nhu cầu lưu kho thấp, tốc độ luân chuyển hàng hóa cao. | Nhu cầu lưu kho cao, thường là số lượng hàng hóa lớn. | Nhu cầu lưu kho và xuất hàng linh hoạt, lượng hàng hóa lớn. |
| Mục đích | Giúp hàng hóa luân chuyển nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác trong đóng gói, giao hàng để đưa đến tay người tiêu dùng. | Lưu trữ hàng hóa lâu dài, phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu có kho hàng tại nhiều địa điểm hoặc doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ không có kho riêng. | Lưu trữ và vận chuyển hàng hóa cho nhà phân phối, doanh nghiệp, đại lý với số lượng lớn trong mỗi lần xuất hàng. |
| Vòng quay tồn kho | Ngắn | Dài | Trung bình |
| Tính linh hoạt | Cao | Thấp | Cao |
4. Đối tượng cần sử dụng dịch vụ fulfillment center
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng Fulfillment Center nếu họ thuộc các nhóm sau:
- Doanh nghiệp thương mại điện tử với số lượng đơn hàng lớn: Các công ty có nhiều đơn hàng hàng ngày sẽ hưởng lợi từ Fulfillment Center, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý, lưu kho, và vận chuyển.
- Doanh nghiệp đa kênh bán lẻ: Các công ty bán hàng trên nhiều kênh như website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Amazon) cần quản lý hàng tồn kho ở một nơi để đồng bộ hóa đơn hàng, tránh việc hết hàng hoặc chậm trễ giao hàng.
- Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng thị trường: Các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường ra quốc tế hoặc toàn quốc sẽ cần đến Fulfillment Center để cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng và hiệu quả mà không cần xây dựng cơ sở hạ tầng mới.
- Doanh nghiệp muốn tập trung vào phát triển sản phẩm và marketing: Fulfillment Center giúp doanh nghiệp giảm bớt khâu quản lý hậu cần, cho phép họ tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, marketing và dịch vụ khách hàng, thay vì lo lắng về việc lưu kho và vận chuyển
- Doanh nghiệp Print on Demand (POD): Những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo yêu cầu như áo thun, cốc in hình cần một giải pháp Fulfillment nhanh chóng và linh hoạt để đáp ứng đơn hàng với tốc độ cao mà không phải lo về quản lý kho bãi.
>>> Tìm hiểu chi tiết hơn về doanh nghiệp POD trong bài viết Fulfillment POD là gì? Chi tiết về quy trình của dịch vụ
5. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ Fulfillment Center
Trong thời đại TMĐT bùng nổ, Fulfillment Center (trung tâm xử lý đơn hàng) ngày càng trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, đặc biệt là những doanh nghiệp không kinh doanh truyền thống hoặc là nhà sản xuất.
Những lợi ích vượt trội Fulfillment Center mang lại:
- Tiết kiệm chi phí:
- Kho bãi: Không cần đầu tư xây dựng, thuê kho bãi, giảm thiểu chi phí cố định.
- Nhân sự: Giảm bớt chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự quản lý, phụ trách kho
- Vận chuyển: Tận dụng mạng lưới vận chuyển rộng khắp và hiệu quả của Fulfillment Center, giảm chi phí vận chuyển và tối ưu thời gian giao hàng.
- Tiết kiệm thời gian quản lý hàng tồn kho: Hệ thống quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và dự báo chính xác lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa chu trình lưu kho và giảm thiểu lãng phí.
- Tập trung vào thế mạnh: Không cần lo lắng về vận hành, kho bãi, doanh nghiệp có thể tập trung vào thế mạnh của mình như phân tích thị trường, phát triển sản phẩm dịch vụ, chiến lược bán hàng. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Tận dụng chuyên môn hóa:
- Hàng hóa được xử lý, đóng gói, vận chuyển bởi các đơn vị chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng, độ chính xác và hiệu quả cao.
- Khách hàng nhận được hàng hóa một cách nhanh chóng, đảm bảo, góp phần nâng cao sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.
Thái Dương Fulfillment là 1 trong những đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment trong logistics uy tín, sở hữu hệ thống fulfillment center rộng khắp Đông Nam Á, US, Đài Loan và UAE. Nơi đây được coi là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp Việt khi khởi sự kinh doanh global.
Với hơn 3 năm kinh nghiệm vận hành fulfillment, Thái Dương từng đồng hành cùng hơn 1000 nhà bán mang hàng triệu đơn hàng đi khắp Đông Nam Á.
Hi vọng với những chia sẻ chi tiết về Fulfillment Center trên đây, Thái Dương đã giúp bạn hiểu rõ hơn về fulfillment center là gì và vai trò của mô hình này đối với doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Fanpage của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về Fulfillment.
>>> Xem thêm bài viết: Fulfillment by Amazon là gì? Cách thức vận hành của fulfillment by Amazon
