Hệ thống TMS là giải pháp công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý vận tải hiệu quả hơn. Từ việc theo dõi lộ trình, quản lý chi phí đến tự động hóa quy trình, TMS mang lại sự tối ưu trong vận chuyển hàng hóa. Cùng tìm hiểu chi tiết về hệ thống TMS và vai trò quan trọng của nó trong quản lý vận tải qua bài viết dưới đây.
1. Tổng quan về hệ thống TMS
Hệ thống TMS (Transportation Management System) là phần mềm giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận tải và giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng hóa. Với TMS, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ quản lý thủ công sang tự động hóa, mang lại sự hiệu quả và chính xác cao hơn trong việc theo dõi, điều phối vận chuyển.
Với các tính năng như lên lịch vận chuyển, theo dõi lộ trình, quản lý chi phí và phân tích dữ liệu, TMS giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý vận tải, nâng cao năng suất và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống TMS đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Cụ thể, TMS giúp:
- Tối ưu hóa vận chuyển: TMS giúp doanh nghiệp lựa chọn lộ trình, phương tiện vận chuyển tối ưu nhất để tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao nhận.
- Quản lý và theo dõi hàng hóa: Hệ thống TMS cung cấp tính năng theo dõi lộ trình và trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc vận chuyển, kịp thời phản ứng với các tình huống bất ngờ và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: TMS tự động hóa quy trình quản lý vận tải, từ việc lập kế hoạch, điều phối đến xử lý đơn hàng và hóa đơn, giúp giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện năng suất.
- Giảm chi phí logistics: Bằng cách phân tích dữ liệu vận chuyển, TMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện, lựa chọn nhà vận chuyển và lộ trình, từ đó giảm thiểu chi phí logistics.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhờ việc theo dõi hàng hóa và cập nhật trạng thái chính xác, TMS giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng khi họ có thể nắm bắt thông tin về đơn hàng một cách minh bạch và chính xác.
- Quản lý tài liệu và tuân thủ quy định: TMS giúp quản lý tài liệu vận chuyển và tuân thủ các quy định pháp lý, giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục vận chuyển quốc tế và nội địa.
Hệ thống TMS hữu ích với nhiều loại mô hình doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn và quản lý logistics phức tạp như:
- Doanh nghiệp vận tải và logistics: cần TMS để quản lý các hoạt động điều phối xe, lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu hóa lộ trình vận tải.
- Doanh nghiệp bán lẻ và TMĐT: TMS hỗ trợ tối ưu chi phí vận chuyển, cải thiện tốc độ giao hàng và theo dõi đơn hàng hiệu quả.
- Công ty sản xuất: TMS giúp tối ưu hóa quy trình vận tải, giảm chi phí và đảm bảo sản phẩm đến đúng thời hạn.
- Doanh nghiệp phân phối hàng hóa: TMS giúp theo dõi, quản lý luồng hàng và tối ưu hóa quá trình vận chuyển giữa các kho và điểm bán hàng.
- Doanh nghiệp bán lẻ: TMS giúp quản lý kho hàng và vận chuyển hàng hóa đến các cửa hàng hoặc trực tiếp đến khách hàng.
- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: TMS giúp theo dõi và quản lý các lô hàng quốc tế một cách chặt chẽ.
2. Chức năng của hệ thống TMS trong quản lý vận tải
4 chức năng cơ bản của hệ thống TMS trong quản lý vận tải bao gồm:
- Quản lý hồ sơ, chứng từ: TMS giúp lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến vận tải như hóa đơn, biên lai, hợp đồng và các giấy tờ pháp lý khác. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong quy trình vận chuyển.
- Quản lý nhân sự, đội xe: TMS hỗ trợ quản lý thông tin về tài xế, phương tiện, lịch trình bảo dưỡng và chi phí vận hành. Hệ thống này giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo rằng các phương tiện luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
- Tự động hóa hệ thống điều hành: TMS tự động hóa nhiều quy trình như lập kế hoạch vận chuyển, điều hướng tuyến đường hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian cho quá trình vận hành hàng hoá.
- Track and trace kiện hàng: là tính năng trên TMS giúp doanh nghiệp theo dõi được vị trí và tình trạng hàng hoá qua hệ thống GPS kết hợp với công nghệ IoT.
3. Lợi ích của hệ thống TMS trong quản lý vận tải
Hệ thống TMS được ứng dụng trong quản lý vận tải mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Tối ưu hóa tuyến đường: TMS giúp lập kế hoạch và tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giảm thiểu thời gian và chi phí bằng cách chọn các tuyến đường hiệu quả nhất.
- Giảm chi phí phân phối và kho: TMS tối ưu hóa quy trình liên kết thông tin giữa kho hàng và phương tiện vận chuyển, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Giảm chi phí hành chính và lỗi hóa đơn: TMS hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ phương tiện và các bên liên quan một cách tự động, giúp giảm thiểu sai sót và chi phí hành chính.
- Báo cáo tình hình kinh doanh (KPI): TMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất vận chuyển, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá các chỉ số quan trọng (KPI) để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Nâng cao dịch vụ khách hàng: TMS giúp cải thiện thời gian giao hàng và độ chính xác, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng mức độ hài lòng.
- Tăng khả năng giám sát và kiểm soát hàng hóa: TMS cung cấp tính năng theo dõi và giám sát hàng hóa theo thời gian thực trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác vị trí và tình trạng của hàng hóa.
- Tự động hóa quy trình và tăng tính minh bạch: TMS tự động hóa nhiều quy trình vận tải, từ lập kế hoạch đến thực hiện, giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu sai sót trong quản lý vận tải.
4. Cách vận hành cơ bản của hệ thống TMS
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) hoạt động bằng cách thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều giai đoạn của chuỗi cung ứng để tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Cơ chế hoạt động của TMS thường bao gồm 5 bước như:
- Thu thập và lưu trữ thông tin: TMS thu thập tất cả dữ liệu liên quan đến việc vận chuyển như hàng hoá, kho hàng, đơn vị vận chuyển, người giao hàng, các tuyến đường đi qua,… và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung.
- Phân tích và tối ưu hóa: TMS phân tích các dữ liệu có sẵn và đề xuất các lộ trình vận chuyển tối ưu nhất để giảm thiểu chi phí và thời gian giao hàng.
- Theo dõi và cập nhật tiến độ: Trong quá trình vận chuyển, TMS theo dõi, tiếp nhận các báo cáo vận chuyển và cập nhật dữ liệu lên hệ thống theo thời gian thực.
- Phân tích hiệu suất và báo cáo: TMS dựa trên dữ liệu thu thập được để phân tích hiệu suất vận chuyển và tạo ra các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện quy trình vận tải.
- Tích hợp với các hệ thống khác: TMS có khả năng tích hợp với các hệ thống phần mền khác như ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) và CRM (Customer Relationship Management) để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp.
Ví dụ, các công ty vận tải thường sử dụng TMS để theo dõi và cập nhật dữ liệu vận chuyển trong quá trình vận chuyển các lô hàng. TMS sẽ nắm toàn bộ các thông tin về hàng hóa, tuyến đường, đội xe phụ trách và ghi nhận lịch sử các chặng trung chuyển.
Những dữ liệu này sẽ dùng để phân tích hiệu suất và gợi ý lộ trình vận chuyển cho những đơn hàng tương tự, đồng thời kết hợp cùng các công cụ khác để tìm phương án tối ưu quy trình, đẩy mạnh năng suất trong tương lai.
5. Sự khác biệt giữa hệ thống TMS và WMS
Hệ thống TMS và WMS (Warehouse Management System – Hệ thống quản lý kho) đều là những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng, tối ưu hoá quy trình vận chuyển và lưu trữ hàng hoá. Tuy nhiên, mỗi công cụ sẽ có mục đích, chức năng và phạm vi sử dụng khác nhau. Cụ thể:
| TIÊU CHÍ | TMS | WMS |
| Mục đích | Quản lý và tối ưu hóa vận chuyển hàng hóa | Quản lý và tối ưu hóa kho hàng |
| Phạm vi hoạt động | Quản lý vận tải từ điểm xuất phát đến điểm đến cuối cùng | Quản lý hoạt động trong kho từ khi nhận hàng đến khi xuất hàng |
| Chức năng |
|
|
| Đối tượng sử dụng | Các đơn vị có nhu cầu vận chuyển lớn như:
|
Các doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ hàng tồn kho:
|
Bài viết trên là những chia sẻ về hệ thống TMS và những lợi ích hệ thống này mang lại. Việc áp dụng TMS giúp doanh nghiệp quản lý vận tải hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp vận chuyển tối ưu, hãy liên hệ với Thái Dương Fulfillment để được tư vấn chi tiết nhé!
