Hoá đơn vận chuyển là giấy tờ ghi nhận thông tin hàng hoá, dịch vụ vận chuyển. Đây là chứng từ pháp lý giúp xác nhận việc giao nhận hàng hóa, làm căn cứ để thanh toán giữa bên vận chuyển và bên thuê vận chuyển.
Cùng Thái Dương Fulfillment tìm hiểu chi tiết về hoá đơn vận chuyển và những thông tin liên quan trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển là chứng từ ghi nhận thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ vận chuyển, bao gồm các chi tiết như tên hàng hóa, số lượng, giá trị và thông tin về người gửi và người nhận.
Hóa đơn này không chỉ là một tài liệu pháp lý mà còn là công cụ quản lý quan trọng trong lĩnh vực logistics. Nó giúp xác nhận việc giao nhận hàng hóa và là căn cứ để thanh toán giữa các bên liên quan hay kê khai thuế.
Vai trò của hóa đơn vận chuyển bao gồm:
- Chứng từ giao dịch tài chính và vận chuyển hàng hóa: Hóa đơn là bằng chứng cho việc giao dịch tài chính giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Đây cũng là bằng chứng pháp lý xác nhận rằng người vận chuyển đã nhận hàng hóa và cam kết vận chuyển đến địa điểm đích.
- Công cụ quản lý và theo dõi chi phí vận chuyển một cách hiệu quả: cung cấp thông tin chi tiết về các khoản chi phí, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách vận chuyển.
2. Cách ghi hóa đơn vận chuyển
Hóa đơn vận chuyển cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin về bên bán và bên mua: Tên và địa chỉ của người bán và người mua, mã số thuế của cả hai bên (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ vận chuyển: Tên hàng hóa hoặc dịch vụ được vận chuyển, số lượng và đơn giá của từng mặt hàng hoặc dịch vụ, mô tả chi tiết về hàng hóa.
- Các chi phí, phụ phí vận chuyển: chi phí vận chuyển, các khoản phụ phí khác, tổng chi phí cần thanh toán.
Trong quá trình ghi hoá đơn, bạn cần chú ý những vấn đề sau để tránh sai sót:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo tất cả thông tin về số lượng, đơn giá và các khoản phụ phí đều chính xác trước khi ghi vào hóa đơn.
- Ghi rõ ràng và dễ đọc: Tránh viết tắt hoặc sử dụng ký hiệu không thông dụng.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo hóa đơn được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn và chứng từ. Lưu giữ hóa đơn và các chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.
- Xử lý sai sót kịp thời: Nếu phát hiện sai sót, lập tức điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới theo quy định.
3. Quy định về hóa đơn vận chuyển
Theo pháp luật Việt Nam, hóa đơn vận chuyển phải tuân thủ các quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các quy định này bao gồm việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trong các giao dịch vận chuyển hàng hóa.
Loại hình và định dạng hoá đơn vận chuyển bao gồm hóa đơn điện tử và hoá đơn giấy. Sự khác biệt của hai loại hoá đơn này như sau:
- Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn được lập, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn giấy: Là hóa đơn được in ra từ hệ thống điện tử hoặc do cơ quan thuế đặt in. Hóa đơn giấy thường được sử dụng trong các trường hợp cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông.
4. Mẫu hóa đơn vận chuyển
4.1. Mẫu hoá đơn vận chuyển hàng hóa chi tiết
Trong mẫu hoá đơn vận chuyển này sẽ thể hiện chi tiết thông tin của hàng hoá, đơn giá và chi phí vận chuyển. Chi tiết hàng hoá sẽ tùy thuộc vào từng loại hàng khác nhau.
4.2 Mẫu bảng kê cước vận chuyển hàng hoá có dịch vụ đi kèm
Mẫu bảng kê này dùng để thể hiện chi tiết dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng container. Bảng kê đi kèm với các thông tin chính như tiền cước, thu hộ, thông tin mã container, giá cước, phí lưu xe…
4. Xử phạt khi không có hóa đơn vận chuyển
Các trường hợp vi phạm sẽ bị xử phạt bao gồm:
- Không xuất hóa đơn vận chuyển khi thực hiện dịch vụ: Theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP, nếu không lập hóa đơn khi vận chuyển hàng hoá doanh nghiệp có thể bị phạt với mức phí phạt tuỳ vào từng trường hợp.
- Cung cấp thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ trên hóa đơn: Điều này có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính và yêu cầu phải lập lại hóa đơn đúng quy định.
Các mức phạt theo quy định pháp luật theo từng trường hợp như sau:
- Không xuất hóa đơn: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi giao dịch vận chuyển hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên.
- Cung cấp thông tin sai lệch: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc cung cấp thông tin sai lệch trên hóa đơn.
Việc không tuân thủ quy định về hóa đơn vận chuyển có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng. Doanh nghiệp sẽ bị mất uy tín với khách hàng, tốn chi phí xử phạt và có thể gặp rủi ro tài chính nghiêm trọng.
5. Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển
5.1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn
Theo Khoản 2 Điều 16 thuộc Thông tư 39/2014/TT-BTC cùng Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hoá đơn đối với bên vận chuyển là lúc hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa.
Hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy doanh nghiệp đều cần lập và gửi cho người mua ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc chuyển giao hàng hóa.
5.2. Các tình huống cụ thể
Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Nếu thu tiền sau khi hoàn thành dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
Các trường hợp ngoại lệ trong quá trình vận chuyển hàng hoá bao gồm:
- Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Đối với dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Tuy nhiên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Bài viết trên là những chia sẻ về hoá đơn vận chuyển hàng hoá là gì, cách ghi hoá đơn và gợi ý các mẫu hoá đơn sử dụng nhiều trong vận chuyển hàng hoá. Hãy liên hệ với Fanpage Thái Dương Fulfillment để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé.
