Lưu kho là thuật ngữ quen thuộc của nhiều doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp lưu trữ được nguồn sản phẩm lớn nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.
Vậy lưu kho là gì? Tại sao nó quan trọng và làm thế nào để giảm thiểu chi phí lưu kho? Cùng giải đáp những thắc mắc này ngay sau đây!
1. Định nghĩa lưu kho
Lưu kho là quá trình lưu trữ hàng hoá trước khi chúng được vận chuyển đến tay khách hàng hoặc sử dụng để sản xuất. Dịch vụ lưu kho ra đời giúp các doanh nghiệp giải quyết được vấn đề không gian lưu trữ khi số lượng hàng hóa vượt quá khả năng của kho hiện có, đặc biệt trong các mùa cao điểm.
2. 04 Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu kho
Khi tìm hiểu dịch vụ kho bãi là gì, các doanh nghiệp còn thường quan tâm đến lợi ích mà dịch vụ này mang lại. Những lợi ích doanh nghiệp nhận được có thể kể đến như:
2.1. Tăng sự chủ động trong công tác quản lý hàng hóa
Doanh nghiệp dùng dịch vụ lưu kho có nghĩa là đang sở hữu kho xưởng riêng. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn khi quản lý và sắp xếp hàng hóa. Doanh nghiệp có thể chủ động vận chuyển và xuất nhập hàng hoá bất kỳ lúc nào theo nhu cầu. Ngoài ra, khi tăng hay giảm khối lượng hàng hoá cũng không phát sinh chi phí.
2.2. Lưu giữ hàng hóa có tổ chức
Các kho hàng chuyên nghiệp thường được trang bị các hệ thống kệ, giá đỡ và phần mềm quản lý hiện đại. Đội ngũ nhân viên kho sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân loại, sắp xếp hàng hóa sao cho hợp lý, đảm bảo an toàn và tiết kiệm không gian nhất.
2.3. Đảm bảo sự an toàn
Dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp thường đi kèm với các biện pháp bảo vệ an toàn cao, bao gồm hệ thống giám sát 24/7, kiểm soát ra vào nghiêm ngặt và các biện pháp phòng cháy chữa cháy hiện đại. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa luôn được bảo vệ khỏi các nguy cơ mất mát, trộm cắp hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài.
Ngoài ra, các kho hàng chuyên nghiệp còn thường xuyên kiểm tra và bảo trì các thiết bị an toàn, đảm bảo rằng mọi thứ luôn hoạt động tốt nhất. Dịch vụ lưu kho hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
2.4. Phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh thời vụ
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thời vụ, sử dụng dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa là giải pháp lý tưởng trong các mùa cao điểm. Khi nhu cầu về không gian lưu trữ tăng cao, việc thuê dịch vụ lưu kho giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng không gian lưu trữ mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.
Ngược lại, trong các mùa thấp điểm, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí lưu trữ bằng cách điều chỉnh lượng hàng hóa lưu kho. Nhờ đó giúp linh hoạt hơn trong việc quản lý chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
Dịch vụ lưu kho là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, góp phần đảm bảo sự thành công của dịch vụ order fulfillment. Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ lưu kho uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
3. Các loại chi phí lưu kho hiện nay
Tìm hiểu chi phí lưu kho là gì và các loại chi phí lưu kho sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc tính toán chi phí lưu trữ hàng hoá.
3.1. Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho (hay còn gọi là “carrying costs & container”) là khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả để lưu trữ hàng hóa trong kho bãi. Chi phí này là phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chi phí lưu kho bao gồm nhiều khoản chi phí liên quan, dao động tuỳ thuộc vào số lượng hàng hoá cần lưu kho, không gian dự trữ, chi phí vốn…
3.2. Các loại chi phí lưu kho
Chi phí vốn
Chi phí vốn ảnh hưởng nhiều nhất đến tổng chi phí lưu kho. Chi phí này bao gồm tiền lãi cộng với giá vốn đầu tư vào mặt hàng tồn kho. Giá vốn là tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng hoá đang được lưu trữ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp điện tử có báo cáo chi phí vốn là 25% tổng chi phí tồn kho, trong đó hàng tồn kho trị giá 6000$. Vậy chi phí vốn của doanh nghiệp này là 1500$.
Chi phí dịch vụ hàng tồn kho
Chi phí dịch vụ hàng tồn kho bao gồm các chi phí liên quan đến việc quản lý và bảo quản hàng tồn kho như chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí thuế, chi phí kiểm kê… Các chi phí này phụ thuộc vào loại hàng hoá và lượng hàng hoá cần lưu kho.
Ví dụ: Một công ty thực phẩm cần bảo quản các sản phẩm trong kho lạnh. Chi phí dịch vụ hàng tồn kho bao gồm chi phí bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro hư hỏng và chi phí kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác.
Chi phí rủi ro hàng tồn kho
Chi phí rủi ro hàng tồn kho là chi phí liên quan đến những sự cố có thể xảy ra đối với hàng hóa. Những rủi ro đó có thể là hư hỏng, mất mát, lỗi thời hoặc giảm giá trị.
Ví dụ: Một cửa hàng thời trang giữ một lượng lớn quần áo theo mùa trong kho. Nếu không bán hết trong mùa đó, các sản phẩm này có thể trở nên lỗi thời và phải bán với giá giảm, dẫn đến tổn thất tài chính. Chi phí rủi ro hàng tồn kho này gọi là chi phí của việc giảm giá trị hàng hóa do lỗi thời.
Chi phí không gian dự trữ
Chi phí không gian dự trữ là chi phí cho việc thuê hoặc sở hữu không gian để lưu trữ hàng hoá. Chi phí này bao gồm chi phí thuê kho, chi phí cho điều hoà, ánh sáng,… và các chi phí khác liên quan đến không gian lưu trữ. Trong đó, chi phí thuê kho là cố định, các chi phí liên quan đến xử lý hàng hoá, bảo quản hàng hoá trong kho sẽ có sự thay đổi tuỳ theo số lượng.
Ví dụ: Một công ty có nhu cầu thuê kho lớn để lưu trữ sản phẩm trước khi phân phối đến các đại lý. Chi phí không gian lưu trữ công ty phải trả sẽ bao gồm phí thuê kho, phí điều hoà, ánh sáng…
4. Cách tính chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời gian lưu trữ, loại hàng hóa, kích thước và khối lượng hàng hóa. Cụ thể:
- Tính theo Pallet: Chi phí được tính dựa trên số lượng pallet mà hàng hóa chiếm trong kho. Cách tính là xác định số lượng pallet mà hàng hóa chiếm và nhân số lượng pallet với chi phí lưu kho cho mỗi pallet.
- Tính theo thể tích: Đây là cách tính phù hợp cho các loại hàng hóa có kích thước và hình dạng khác nhau. Bạn chỉ cần đo thể tích của hàng hóa và nhân thể tích với chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị thể tích.
- Tính theo diện tích: Phương pháp này thường được sử dụng cho các loại hàng hóa có chiều cao không đáng kể hoặc khi không gian lưu trữ chủ yếu là mặt sàn. Cách tính là đo diện tích mặt sàn mà hàng hóa chiếm và nhân diện tích với phí lưu kho cho mỗi đơn vị diện tích.
- Lưu kho tự quản: Không gian lưu trữ của hình thức lưu kho này có thể là tủ khoá, thùng chứa hay những không gian lưu trữ mini khác. Hình thức này thường thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ kinh doanh các mặt hàng cần thuê địa điểm ngắn hạn.
5. Các loại dịch vụ kho bãi phổ biến
Khi tìm hiểu về dịch vụ lưu kho, bạn cần nắm rõ các loại dịch vụ lưu kho và quy định về lưu kho hàng hóa để đưa ra lựa chọn phù hợp. Các loại dịch vụ kho bãi phổ biến hiện nay bao gồm:
5.1. Cho thuê kho công cộng
Loại kho này được sở hữu và quản lý bởi một bên thứ ba, cung cấp dịch vụ lưu trữ hàng hóa cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Phí thuê kho công cộng thường được tính dựa trên diện tích hoặc thể tích hàng hóa lưu trữ, thời gian lưu trữ. Ưu điểm của dịch vụ này là tiết kiệm chi phí, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay có nhu cầu lưu trữ hàng hoá theo mùa vụ.
5.2. Cho thuê kho bãi tự phục vụ
Loại kho này doanh nghiệp tự quản lý không gian lưu trữ và tự chịu trách nhiệm về việc sắp xếp, bảo quản hàng hóa. Phí thuê kho bãi tự phục vụ thường được tính dựa trên diện tích hoặc thể tích không gian thuê, có thể bao gồm các chi phí tiện ích như điện, nước.
Lợi ích của dịch vụ này là tính bảo mật cao, quản lý và kiểm soát hàng hoá tốt hơn. Cho thuê kho bãi tự phục vụ sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ đặc thù hoặc cần kiểm soát chặt chẽ hàng hóa như các doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất.
5.3. Cho thuê kho bảo quản lạnh
Kho bảo quản lạnh là loại kho được thiết kế để lưu trữ hàng hóa cần duy trì ở nhiệt độ thấp. Các loại hàng hoá cần phải thuê kho lạnh thường là thực phẩm, dược phẩm và các sản phẩm dễ hỏng.
Phí thuê kho bảo quản lạnh thường cao hơn so với kho thông thường. Mức chi phí thường được tính dựa trên diện tích hoặc thể tích, thời gian lưu trữ và chi phí năng lượng để duy trì nhiệt độ.
Chọn thuê kho lạnh giúp đảm bảo được chất lượng hàng hoá tốt nhất, hạn chế hư hỏng. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm, dược phẩm và các ngành công nghiệp cần bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ thấp.
5.4. Cho thuê lưu kho hồ sơ, tài liệu
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu là loại kho được thiết kế đặc biệt để lưu trữ các tài liệu, hồ sơ quan trọng. Kho này thường có các biện pháp bảo mật và bảo quản đặc biệt để đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Phí thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu thường được tính dựa trên diện tích hoặc số lượng tài liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ và các dịch vụ bổ sung như số hóa tài liệu, bảo mật. Ưu điểm khi thuê kho này là đảm bảo tính bảo mật cao, tiết kiệm không gian và dễ dàng quản lý hồ sơ. Hình thức thuê kho này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và quản lý số lượng lớn tài liệu, chẳng hạn như các công ty luật, tài chính và các tổ chức giáo dục.
6. 05 cách giảm thiểu chi phí lưu kho bãi
Chi phí lưu kho bãi nhìn chung khá tốn kém. Vì vậy, các doanh nghiệp thường băn khoăn về cách để giảm tối đa chi phí lưu kho. Một số cách giảm thiểu chi phí lưu kho bãi hiệu quả bao gồm:
- Giảm thiểu lượng hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp Just-In-Time (JIT) để chỉ sản xuất hoặc nhập hàng khi có nhu cầu cụ thể, giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết.
- Cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho: Tăng cường quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi chặt chẽ và tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng.
- Thiết kế lại nhà kho: Tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách thiết kế lại bố trí kho, sử dụng kệ cao hơn hoặc mở rộng diện tích kho để tận dụng tối đa không gian.
- Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho: Áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa quy trình theo dõi, kiểm kê và quản lý hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả.
- Thỏa thuận với nhà cung cấp/khách hàng: Đàm phán với nhà cung cấp để có điều kiện giao hàng linh hoạt hơn hoặc thỏa thuận với khách hàng về thời gian giao nhận hàng hóa để giảm lượng hàng tồn kho.
Dịch vụ lưu kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn hàng hoá để phục vụ nhu cầu kinh doanh và sản xuất.
Mong rằng với những chia sẻ trên về lưu kho là gì, Thái Dương Fulfillment đã giúp bạn hiểu hơn về dịch vụ lưu kho và tầm quan trọng của dịch vụ này với doanh nghiệp. Follow Fanpage của Thái Dương để đọc thêm nhiều thông tin hữu ích hơn bạn nhé!
>>> Xem thêm bài viết: Quy trình lưu kho hàng hóa
