Quy trình lưu kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Để quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần nắm rõ quy trình, cách tối ưu cũng như cách xử lý nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố. Cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình lưu kho qua bài viết dưới đây!
1. Tổng quan về quy trình lưu kho hàng hóa
Lưu kho hàng hóa là quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho hàng hoặc cơ sở lưu trữ nhằm bảo quản và quản lý hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyển hoặc phân phối đến điểm đến cuối cùng. Quy trình lưu kho hàng hóa bao gồm việc tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ, quản lý tồn kho và chuẩn bị hàng hóa cho vận chuyển hoặc phân phối.
Quy trình lưu kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng. Việc duy trì một hệ thống lưu kho hiệu quả không chỉ giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách trơn tru, tối ưu hóa chi phí logistics mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Mục tiêu chính của quy trình lưu kho hàng hóa:
- Đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong tình trạng tốt nhất, luôn sẵn sàng để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý, khoa học giúp tối đa hóa khả năng lưu trữ.
- Tối ưu hóa hoạt động xử lý đơn hàng, góp phần rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
2. 5 bước cơ bản trong quy trình lưu kho hàng hóa
Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa
Bộ phận kho tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất, kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa và đánh giá chất lượng hàng hóa để đảm bảo chúng đáp ứng tiêu chuẩn trước khi nhập kho.
Bước 2: Phân loại và lưu trữ hàng hóa
Hàng hóa sau khi tiếp nhận cần được phân loại theo đặc tính, thời hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản. Việc phân loại hợp lý giúp dễ dàng quản lý và truy xuất hàng hóa khi cần.
Bước 3: Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho
- Sắp xếp hàng hóa trong kho theo quy chuẩn hợp lý để tối ưu hóa không gian lưu trữ.
- Sử dụng kệ cao, pallet, hoặc các thiết bị hỗ trợ khác để lưu trữ hàng hóa an toàn và khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần.
Bước 4: Quản lý tồn kho
Sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống mã vạch để theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, đảm bảo cập nhật thông tin chính xác về số lượng, vị trí, và trạng thái của hàng hóa theo thời gian thực để giảm thiểu sai sót.
Bước 5: Kiểm tra định kỳ
Thực hiện các kiểm tra định kỳ về hàng tồn kho để đảm bảo không có hư hỏng, mất mát, hoặc sai sót về số lượng. Đối với hàng hóa có thời hạn sử dụng, cần ưu tiên xuất kho các sản phẩm sắp hết hạn.
Bước 6: Xuất hàng và giao hàng
Khi có yêu cầu xuất kho, hàng hóa được kiểm tra cẩn thận về số lượng, chất lượng và đóng gói chỉn chu trước khi giao tới khách hàng. Mọi dữ liệu sau khi hàng hóa rời khỏi kho được theo dõi và cập nhật đầy đủ lên hệ thống quản lý.
3. Hướng dẫn 2 cách tối ưu quy trình lưu kho hàng hóa
3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho bãi
- Hệ thống quản lý kho (WMS): là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho, từ giai đoạn tiếp nhận hàng hóa cho đến khi sản phẩm được xuất kho. Hệ thống WMS hỗ trợ điều phối hàng tồn kho, đơn hàng, quá trình bán hàng và giao hàng, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý kho bãi.
- Sử dụng mã vạch và RFID: giúp theo dõi hàng hóa một cách chính xác và tự động, giảm thiểu sai sót trong kiểm kê và ghi chép. Nhân viên kho có thể quét mã vạch hoặc sử dụng thiết bị RFID để truy xuất thông tin hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
3.2. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên lưu kho
Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên lưu kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Nội dung cần đào tạo bao gồm:
- Đào tạo về quy trình lưu kho: việc hiểu rõ từng bước trong quy trình giúp nhân viên lưu kho làm việc nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng hàng hóa.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Nhân viên cần biết cách sử dụng các công cụ như hệ thống quản lý kho (WMS), mã vạch và RFID để tăng hiệu quả quản lý và giảm sai sót.
- Kỹ năng an toàn lao động: Làm việc trong kho yêu cầu tuân thủ các quy tắc an toàn, đặc biệt khi vận hành máy móc, nâng hàng nặng, hay làm việc với hàng hóa dễ vỡ, nguy hiểm. Đào tạo về an toàn giúp bảo vệ sức khỏe và an toàn cho nhân viên.
- Phát triển kỹ năng mềm: như kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp và làm việc nhóm để đảm bảo hiệu quả trong công việc và hợp tác tốt với các bộ phận khác.
Nâng cao năng lực nhân viên không chỉ giúp quy trình vận hành trơn tru mà còn gia tăng sự hài lòng và gắn kết với doanh nghiệp.
4. 3 vấn đề thường gặp trong quy trình lưu kho và cách khắc phục
Trong quá trình lưu kho hàng hóa, khó tránh khỏi việc gặp phải những vấn đề và sai sót làm giảm hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 3 vấn đề phổ biến trong quy trình lưu kho và cách khắc phục:
- Quá tải kho bãi
Khi lượng hàng hóa vượt quá khả năng lưu trữ, việc tìm kiếm và quản lý trở nên khó khăn, gây chậm trễ trong xử lý đơn hàng.
Cách khắc phục: Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) để dự báo nhu cầu hàng hóa và tối ưu không gian lưu trữ bằng cách sắp xếp hàng hóa hợp lý hoặc mở rộng kho bãi khi cần thiết.
- Sai sót trong kiểm kê
Việc ghi chép sai số lượng hàng hóa hoặc không có quy trình kiểm kê định kỳ có thể gây thiếu hụt hoặc thừa hàng.
Cách khắc phục: Áp dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID để theo dõi hàng hóa chính xác, thực hiện kiểm kê định kỳ và liên tục cập nhật số liệu.
- Quản lý không gian lưu trữ kém
Không gian lưu trữ không được tối ưu dẫn đến tình trạng kho lộn xộn, khó quản lý.
Cách khắc phục: Tổ chức hàng hóa theo loại, kích thước hoặc tần suất sử dụng để dễ tìm kiếm và truy xuất. Bên cạnh đó, có thể sử dụng giá kệ cao để tối ưu không gian hoặc ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để cải thiện hiệu quả lưu kho.
5. Xu hướng mới trong quản lý lưu kho hàng hóa
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, quản lý lưu kho hàng hóa đang trải qua những thay đổi quan trọng nhờ sự ra đời của các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và hệ thống tự động hóa. Một số xu hướng nổi bật trong quản lý lưu kho bao gồm:
Ứng dụng AI và máy học trong lưu kho
Trong quản lý hàng hóa lưu kho, AI có thể tự động hóa nhiều tác vụ từ quản lý hàng tồn kho tới quy trình xuất nhập hàng, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, máy học hỗ trợ phân tích xu hướng tiêu thụ và dự đoán nhu cầu tương lai, giúp doanh nghiệp điều chỉnh lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
Kho thông minh (smart warehouse)
Nhà kho thông minh (Smart Warehouse) là một mô hình lưu trữ và quản lý hàng hóa hiện đại, tích hợp các công nghệ tiên tiến (như robot tự động, hệ thống cảm biến và Internet of Things – IoT) để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
- Robot tự động: có khả năng di chuyển, sắp xếp và vận chuyển hàng hóa trong kho mà không cần sự can thiệp của con người, giúp cải thiện năng suất và giảm phụ thuộc vào lao động thủ công.
- Hệ thống cảm biến: theo dõi tình trạng hàng hóa và điều kiện môi trường (như nhiệt độ, độ ẩm,…) trong kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản ở điều kiện tối ưu.
- IoT (Internet of Things): kết nối các thiết bị và cảm biến trong kho, cho phép thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về hoạt động của kho hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình vận hành và quản lý kho.
Trên đây là tất tần tật thông tin liên quan tới quy trình lưu kho hàng hóa mà Thái Dương – Chuyên cung cấp dịch vụ fulfillment Đông Nam Á. Hy vọng rằng những kiến thức và hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống lưu kho chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
>>> Xem thêm bài viết: Những quy định về lưu kho hàng hóa doanh nghiệp cần biết
