Quy định về lưu kho hàng hóa là những yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo quá trình lưu trữ hàng hóa diễn ra hiệu quả và an toàn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định cơ bản liên quan đến việc quản lý, bảo quản và kiểm soát hàng hóa trong kho, từ đó tránh những rủi ro không đáng có trong kinh doanh.
1. Quy định về lưu kho hàng hóa là gì?
Lưu kho hàng hóa là quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho để chờ phân phối hoặc sử dụng. Quy định về lưu kho hàng hóa là các tiêu chuẩn và hướng dẫn pháp lý mà doanh nghiệp phải tuân thủ khi lưu trữ hàng hóa trong kho. Những quy định này không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng và mất mát mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.
Việc tuân thủ đúng các quy định này giúp đảm bảo không gian lưu trữ được tối ưu hóa, quy trình vận hành được hệ thống hóa, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và an toàn cho nhân viên trong kho.
2. Tiêu chuẩn bảo quản hàng hóa trong kho
2.1. Thời gian lưu kho
Thời gian lưu kho hàng hóa được quy định khác nhau tùy theo từng loại hàng và yêu cầu bảo quản đặc thù. Chẳng hạn, đối với hàng hóa trong kho ngoại quan, thời gian lưu giữ tối đa là 12 tháng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gia hạn thêm tối đa 12 tháng nếu có lý do chính đáng.
2.2. Điều kiện lưu trữ hàng hóa
Điều kiện môi trường trong kho như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng,… phải được kiểm soát chặt chẽ. Các loại hàng hóa khác nhau sẽ yêu cầu điều kiện bảo quản khác nhau, như hàng dễ hỏng cần nhiệt độ thấp, trong khi hàng hóa nguy hiểm cần các biện pháp an toàn đặc biệt.
2.3. Quy định về kho bãi và thiết bị
Kho bãi phải có diện tích và kết cấu phù hợp để đảm bảo an toàn và hiệu quả lưu trữ. Các thiết bị cần thiết bao gồm kệ chứa đồ, hệ thống làm mát và hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) để bảo vệ hàng hóa và nhân viên.
2.4. Quy định về sắp xếp và lưu trữ hàng hóa
Hàng hóa trong kho cần được sắp xếp khoa học để tối ưu hóa không gian và thuận tiện cho việc truy xuất. Các doanh nghiệp thường áp dụng nguyên tắc lưu trữ dựa trên loại hàng hóa, ngày nhập kho và thời gian lưu kho. Cụ thể:
- Hàng hóa nặng nên được đặt ở dưới cùng để tránh gây áp lực lên các sản phẩm khác.
- Hàng dễ hỏng hoặc có thời hạn sử dụng ngắn nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận để xuất kho nhanh chóng.
- Sắp xếp theo thứ tự nhập kho (FIFO – First In First Out) đảm bảo hàng nhập trước sẽ được xuất trước, tránh tồn kho quá lâu gây hư hỏng hoặc hết hạn.
Đồng thời, việc sử dụng mẫu biên bản gửi hàng tại kho cũng cần thiết để ghi nhận chi tiết tình trạng hàng khi lưu trữ, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản tốt.
2.5. Kiểm kê và quản lý tồn kho
Việc kiểm kê và quản lý tồn kho phải tuân theo các quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác. Kiểm kê phải được thực hiện định kỳ (theo tháng, quý) hoặc đột xuất (khi phát hiện sai lệch) theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc doanh nghiệp, để đối chiếu thực tế với số liệu trong sổ sách.
- Tần suất kiểm kê: có thể thực hiện hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm tùy vào chính sách của doanh nghiệp và yêu cầu của pháp luật.
- Quy trình kiểm kê: Hàng hóa phải được đối chiếu chi tiết về số lượng và chất lượng. Mọi sự chênh lệch phải được giải trình và điều chỉnh kịp thời.
- Báo cáo tồn kho: Doanh nghiệp phải lập báo cáo kiểm kê chính xác và nộp lên cơ quan quản lý, nếu có yêu cầu.
- Công nghệ hỗ trợ: Sử dụng mã vạch, hệ thống WMS – quản lý kho hàng và phần mềm để tự động hóa quy trình kiểm kê, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả.
3. Quy định về an toàn trong lưu kho hàng hóa
3.1. An toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Các kho hàng phải được trang bị hệ thống PCCC đầy đủ, bao gồm bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động và lối thoát hiểm rõ ràng. Nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo về kỹ năng PCCC và thực hiện các buổi diễn tập định kỳ để đảm bảo sẵn sàng ứng phó khi có sự cố.
3.2. An toàn lao động
Đảm bảo an toàn lao động trong kho bao gồm việc cung cấp trang thiết bị bảo hộ cá nhân cho nhân viên như mũ bảo hộ, găng tay và giày bảo hộ tùy theo tính chất công việc. Các quy định cũng yêu cầu kiểm tra định kỳ các thiết bị nâng hạ và đảm bảo môi trường làm việc không có các yếu tố nguy hiểm.
3.3. Quy định về sắp xếp và bảo quản
Hàng hóa cần được sắp xếp khoa học để tối ưu hóa không gian và đảm bảo an toàn. Cần phân loại hàng hóa, sử dụng kệ và pallet phù hợp và đảm bảo lối đi rộng rãi để dễ dàng di chuyển, kiểm kê.
4. Quy định lưu kho đối với hàng hóa đặc biệt
- Hàng hóa dễ hỏng: cần được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp để ngăn ngừa sự phát triển của vi khuẩn và nấm mốc. Ví dụ, thực phẩm thường cần được lưu trữ ở nhiệt độ thấp, trong khi dược phẩm có thể yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.
- Hàng nguy hiểm: cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn, bao gồm sử dụng khu vực lưu trữ riêng biệt và có hệ thống thông gió tốt. Các hóa chất nguy hiểm cần được dán nhãn rõ ràng và lưu trữ xa khu vực đông dân cư để giảm thiểu rủi ro.
- Hàng hóa có giá trị cao: an ninh kho bãi cần được tăng cường với các biện pháp như lắp đặt camera giám sát, hệ thống báo động và kiểm soát ra vào nghiêm ngặt. Hàng hóa này thường được lưu trữ trong các khu vực bảo mật cao và có quy trình kiểm kê chặt chẽ để đảm bảo an toàn.
5. Quy định về lưu kho hàng hóa trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
- Hàng hóa nhập khẩu: có thể được lưu trữ tại cảng hoặc kho ngoại quan trong thời gian chờ hoàn tất thủ tục hải quan. Kho ngoại quan phải đáp ứng các yêu cầu về diện tích, kết cấu và trang thiết bị, bao gồm hệ thống giám sát và phòng cháy chữa cháy.
- Thời hạn lưu trữ hàng nhập khẩu chưa hoàn tất thủ tục: tối đa 12 tháng trong kho ngoại quan. Thủ tục giải phóng hàng bao gồm việc hoàn tất các giấy tờ hải quan và thanh toán các khoản phí liên quan.
- Quy định về xuất kho hàng hóa: Quy trình xuất kho bao gồm các bước như lập phiếu đề nghị xuất kho, phê duyệt đề nghị, kiểm tra hàng tồn kho và lập hóa đơn, phiếu xuất kho. Thông tin cần khai báo bao gồm chi tiết về hàng hóa, số lượng và các giấy tờ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Việc tuân thủ quy định về lưu kho hàng hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Hy vọng Thái Dương Fulfillment đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các quy định cần thiết trong quá trình lưu kho. Để đảm bảo hoạt động lưu trữ và vận hành kho hàng của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, đừng quên cập nhật thường xuyên và tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan.
>>> Xem thêm bài viết: Dịch vụ lưu kho tại sân bay Nội Bài và bảng giá chi tiết nhất
