Hoạt động xuất nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa và tối ưu hóa hoạt động logistics của doanh nghiệp. Vậy quy trình xuất kho, nhập kho cụ thể như thế nào? Cách kiểm soát quy trình xuất – nhập kho ra sao? Tất tần tật thông tin liên quan tới quy trình xuất kho, nhập kho sẽ được bật mí chi tiết qua bài viết dưới đây!
1. Tổng quan về xuất nhập kho
Xuất nhập kho là hoạt động ghi nhận và quản lý hàng hóa ra vào kho của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình như tiếp nhận, lưu trữ, xuất hàng và kiểm kê.
Quy trình xuất nhập kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nó giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa và nâng cao mức độ phục vụ khách hàng.
Một hệ thống quản lý xuất nhập kho hiệu quả không chỉ làm giảm chi phí lưu kho, giảm thất thoát hàng hóa mà còn giúp tối ưu hóa hoạt động vận hành và tăng lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp. Khi hàng hóa được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lượng hàng tồn kho hợp lý, từ đó tăng cường khả năng phục vụ khách hàng và tạo ra doanh thu cao hơn.
2. Quy trình nhập kho
Nhập kho là quá trình đưa hàng hóa hoặc nguyên liệu vào kho để lưu trữ và quản lý. Đây là bước đầu tiên trong chuỗi cung ứng sau khi hàng hóa, nguyên liệu được sản xuất hoặc mua về. Quá trình này bao gồm các công việc như kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa, phân loại và ghi chép thông tin vào hệ thống quản lý kho.
Quy trình nhập kho bao gồm 5 bước chính như sau:
Bước 1: Thiết lập kế hoạch nhập kho
Khi hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho chuẩn bị hết, bộ phận phụ trách cần đề xuất kế hoạch nhập mua để cấp trên phê duyệt.
Bước 2: Sắp xếp hàng hóa
Sau khi đề xuất được chấp thuận, bộ phận đề xuất cần thông báo lại kế hoạch nhập kho với các bên liên quan để họ nắm bắt thông tin và tiến hành sắp xếp không gian lưu trữ, nhập mua theo đúng quy trình.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Sau khi hàng hóa được vận chuyển về kho, thủ kho tiến hành đối chiếu hóa đơn với hàng thực tế, đánh giá tình trạng, số lượng và chất lượng hàng hóa để đảm bảo chúng phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu đã đặt ra trước khi nhập kho.
Trong trường hợp nếu phát hiện sai sót hoặc hư hỏng, cần lập biên bản và thông báo ngay cho Ban Giám đốc để có hướng xử lý kịp thời.
Bước 4: Lập phiếu nhập kho
Sau khi được kiểm kê xong, bộ phận kho sẽ bàn giao đầy đủ chứng từ liên quan cho Bộ phận kế toán xem xét. Nếu các thông tin đều chính xác, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và giao dịch.
Bước 5: Hoàn tất quy trình nhập kho
Sau khi hoàn tất nhập kho, thủ kho sẽ sắp xếp hàng hóa vào vị trí phù hợp dựa trên loại hàng, kích thước, và trọng lượng. Thông tin hàng hóa như mã hàng, số lượng, ngày nhập, và vị trí lưu trữ sẽ được cập nhật lên hệ thống quản lý kho, hỗ trợ việc kiểm soát và theo dõi hiệu quả.
Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt áp dụng các phương pháp FIFO và LIFO trong quản lý hàng tồn kho, tối ưu cho từng loại hàng hóa theo yêu cầu về thời gian lưu trữ.
3. Cách kiểm soát quy trình nhập kho theo ngành
3.1. Ngành sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, có 2 hoạt động chính trong quy trình nhập kho cần được lưu ý:
- Nhập kho hàng hóa nguyên liệu: Cần kiểm tra cẩn thận, kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và sản phẩm đi kèm (nếu có).
- Nhập kho hàng hóa thành phẩm: Cần xác định rõ trường hợp áp dụng quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm trong cả các trường hợp phát sinh như: Nhập hàng hóa đang đi đường, nhập kho hàng nhận giữ hộ gia công, nhập kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất không sử dụng hết,…
3.2. Ngành bán lẻ
Về cơ bản, quy trình nhập kho doanh nghiệp bán lẻ sẽ tương tự như quy trình nhập kho chung. Cụ thể, sau khi gửi yêu cầu, bên bán sẽ giao hàng đến. Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành nhập kho và làm mẫu yêu cầu nhập kho gửi cho bộ phận kế toán.
Khâu quan trọng nhất trong quy trình nhập kho doanh nghiệp bán lẻ là kiểm kê hàng hóa trước khi tiếp nhận. Đối với các trường hợp hàng hóa hư hỏng, thừa thiếu thì thủ kho sẽ có nhiệm vụ lập biên bản, sau đó báo cáo lại vấn đề với bộ phận phụ trách để kịp thời xử lý.
3.3. Đối với Logistic bên thứ 3
Đối với quy trình nhập kho doanh nghiệp Logistics bên thứ 3, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa cần phải thông báo trước 2 – 3 ngày về kế hoạch nhập hàng của mình. Người quản lý sẽ nắm bắt thông tin, sau đó thông báo tới các bộ phận khác để điều phối phương tiện vận chuyển phù hợp.
4. Quy trình xuất kho
Xuất kho là quá trình lấy hàng hóa ra khỏi kho để sử dụng, bán hoặc vận chuyển đến một địa điểm khác. Đây là bước quan trọng trong chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho, giúp:
- Đảm bảo hàng hóa được đưa ra khỏi kho một cách chính xác và kịp thời để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc yêu cầu sản xuất.
- Giảm rủi ro hàng hóa bị thất thoát do sai sót trong quản lý hoặc gian lận.
- Đảm bảo hàng hóa phân bổ hợp lý và bảo quản tốt, hạn chế tình trạng hư hỏng và hao mòn.
Quy trình xuất kho thường bao gồm 5 bước chính như sau:
Bước 1: Yêu cầu xuất kho
Khi cần sử dụng nguyên vật liệu hoặc chuyển hàng hóa ra khỏi kho, bộ phận liên quan cần lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho Ban Giám đốc hoặc bộ phận có thẩm quyền. Phiếu này cần nêu rõ số lượng, thời gian và mục đích xuất kho.
Bước 2: Xác nhận đề nghị xuất kho
Bộ phận có thẩm quyền xem xét phiếu đề nghị xuất kho và phê duyệt nếu đề xuất hợp lý.
Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi yêu cầu xuất kho được phê duyệt, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại lượng hàng tồn kho để đảm bảo số lượng và khối lượng hàng hóa đáp ứng đủ theo yêu cầu xuất kho. Nếu phát hiện thiếu hụt, quản lý kho sẽ thông báo cho các phòng ban phụ trách nhập kho để bổ sung hàng hóa kịp thời.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho
Sau khi đề nghị xuất kho được chấp thuận, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này thường có ít nhất 2 liên: Một liên lưu cho kế toán và một liên do thủ kho giữ. Tùy thuộc vào quy định của từng công ty, số liên của phiếu xuất có thể tăng lên.
Bước 5: Xuất kho và hạch toán
Thủ kho xuất hàng theo yêu cầu. Nhân viên nhận hàng ký xác nhận ngày giờ nhận hàng. Thủ kho ghi thẻ kho và trả phiếu cho kế toán. Kế toán ghi sổ và hạch toán hàng xuất, hoàn tất quy trình.
>>> Làm thế nào để xác định chính xác giá trị của hàng hóa khi xuất kho? Câu trả lời sẽ có trong bài viết về các phương pháp tính giá xuất kho nhé!
5. Cách kiểm soát quy trình xuất nhập kho
Để kiểm soát quy trình xuất nhập kho hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu ý 4 điều sau:
- Xây dựng quy trình xuất nhập kho chặt chẽ: Đảm bảo rằng các hoạt động quản lý hàng tồn kho được đồng bộ, cụ thể và rõ ràng, từ đó giúp quy trình xuất nhập kho diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
- Bố trí kho hàng khoa học và hợp lý: Thiết kế bản đồ kho hàng với vị trí cố định cho từng loại hàng hóa. Mỗi kệ nên được đánh số hiệu rõ ràng, tên sản phẩm in sắc nét cùng các biển chỉ dẫn để nhân viên dễ dàng nhận biết. Cách này đặc biệt hữu hiệu trong những công ty có lượng hàng hóa lớn, ra vào liên tục.
- Kiểm soát việc ra vào kho: Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, hạn chế thất thoát do các yếu tố như trộm cắp, cháy nổ, nhầm lẫn khi xuất nhập hàng, cần yêu cầu thẻ ra vào kho và quy định nhân viên mặc đồng phục để dễ giám sát.
- Giám sát quy trình nhập xuất và tồn kho: Các bộ phận liên quan cần thường xuyên kiểm kê hàng hóa để so sánh số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách. Từ đó kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề như hư hỏng, sai sót hoặc thiếu hụt.
6. 3 phần mềm quản lý kho hàng phổ biến nhất hiện nay
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hiện nay rất nhiều phần mềm ra đời đã giúp cho hoạt động quản lý kho hàng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn rất nhiều. Dưới đây là gợi ý 3 phần mềm quản lý kho hàng phổ biến và được ưa chuộng hiện nay bạn có thể tham khảo:
6.1. KiotViet
KiotViet là giải pháp quản lý kho hàng hàng đầu hiện nay dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho một cách chính xác thông qua các chỉ số cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm tỷ lệ thất thoát hàng hóa lên đến 30%, mang lại sự an tâm cho người dùng.
Điểm nổi bật của KiotViet là khả năng tạo các nghiệp vụ bán hàng như tạo hóa đơn, đặt hàng và trả hàng chỉ trên một màn hình giao diện, giúp tăng năng suất công việc từ 30% đến 50%. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ phân nhóm khách hàng một cách chi tiết, giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi, theo dõi hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Không chỉ vậy, KiotViet có khả năng kết nối đa nền tảng, tương thích với cả máy tính, điện thoại, máy in mã vạch và hóa đơn. Đặc biệt, phần mềm này sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ thông tin, mang lại sự tiện lợi và bảo mật cao cho người dùng.
6.2. Sapo POS
Sapo POS là sản phẩm chủ lực của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, nổi bật trong lĩnh vực quản lý và bán hàng đa kênh. Phần mềm này được thiết kế dành riêng cho các chủ cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng, giúp tối ưu hóa quy trình từ nhập hàng, bán hàng đến xuất kho, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và hiệu quả.
Sapo POS cho phép quản lý chính xác và chi tiết số lượng hàng tồn kho, đồng thời hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh với khả năng phân quyền rõ ràng. Điều này giúp chủ cửa hàng dễ dàng giám sát và theo dõi hoạt động hàng ngày tại từng chi nhánh.
Một tính năng nổi bật của Sapo POS là khả năng tích hợp trực tiếp với Facebook, giúp tự động cập nhật thông tin đơn hàng, khách hàng và hàng tồn kho. Nhờ đó, việc tư vấn và phục vụ khách hàng trên nền tảng này trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm đến 80% thời gian và chi phí nhân sự.
6.3. ECount
ECount là một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, tích hợp các chức năng như kế toán, quản lý kho, bán hàng, mua hàng, và quản lý khách hàng. Bằng cách kết hợp tất cả các công cụ này trên một nền tảng duy nhất, ECount mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.
Với chức năng quản lý kho tại ECount, người dùng có thể dễ dàng nhập xuất thông tin hàng hóa, kiểm kê tồn kho, theo dõi vị trí và lịch sử hàng hóa một cách thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ in mã vạch và hóa đơn, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
Trên đây là giải đáp tất tần tật thông tin liên quan tới xuất nhập kho. Việc nắm vững quy trình xuất kho và nhập kho không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng qua những chia sẻ ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích về quy trình này!
>>> Xem thêm bài viết: Mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho mới nhất và lưu ý khi ký kết
