Trong hoạt động dịch vụ pick & pack, việc lấy hàng (picking) và đóng gói (packing) quyết định trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng và trải nghiệm khách hàng. Hiểu rõ quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành kho, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả fulfillment khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.
Dịch vụ pick & pack là gì trong fulfillment?
Trong quy trình fulfillment, dịch vụ pick & pack là công đoạn xử lý đơn hàng diễn ra sau khi hệ thống tiếp nhận đơn và trước khi hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Dịch vụ này bao gồm hai hoạt động chính là picking và packing, trong đó picking là quá trình lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng vị trí lưu trữ theo thông tin đơn hàng hoặc pic list, còn packing là bước kiểm tra sản phẩm, lựa chọn vật liệu đóng gói, dán nhãn vận chuyển và hoàn thiện kiện hàng trước khi xuất kho.
Mặc dù chỉ là một mắt xích trong chuỗi fulfillment, pick & pack lại ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao đúng sản phẩm và trải nghiệm của khách hàng. Chỉ cần xảy ra sai sót ở bước picking hoặc packing, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng giao nhầm hàng, phát sinh chi phí đổi trả và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Ví dụ, khi một seller nhận đơn gồm 2 áo và 1 quần, nhân viên kho sẽ thực hiện picking để lấy đúng các SKU theo pic list, sau đó packing để kiểm tra, đóng gói và dán nhãn trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Xem thêm: OMS và WMS
Quy trình dịch vụ pick & pack diễn ra như thế nào?
Mặc dù mỗi đơn vị fulfillment có thể xây dựng quy trình vận hành khác nhau tùy theo mô hình kho và hệ thống quản lý (WMS), dịch vụ pick & pack vẫn tuân theo một quy trình chuẩn nhằm đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và sẵn sàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Việc chuẩn hóa từng bước không chỉ giúp giảm tỷ lệ sai sót khi xuất kho mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, đặc biệt đối với doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn hoặc kinh doanh trên nhiều nền tảng thương mại điện tử.
Tiếp nhận đơn hàng
Khi khách hàng hoàn tất đặt mua, thông tin đơn hàng sẽ được đồng bộ từ website, sàn thương mại điện tử hoặc hệ thống bán hàng vào phần mềm quản lý kho. Hệ thống WMS sẽ tự động tạo lệnh xử lý, xác định vị trí lưu trữ của từng SKU và phát hành pic list để nhân viên kho bắt đầu chuẩn bị đơn hàng.
Picking sản phẩm theo pic list
Dịch vụ pick & pack được triển khai dựa trên pic list, giúp nhân viên kho lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng vị trí lưu trữ. Ở bước này, nhiều kho fulfillment sử dụng barcode hoặc thiết bị quét mã để đối chiếu thông tin, hạn chế nhầm SKU, thiếu hàng hoặc lấy sai sản phẩm trước khi chuyển sang công đoạn đóng gói.
Kiểm tra và packing
Sau khi hoàn tất picking, hàng hóa được kiểm tra lại về số lượng, tình trạng và sự chính xác so với đơn hàng. Tiếp đó, sản phẩm được đóng gói bằng vật liệu phù hợp với từng loại hàng hóa, đồng thời bổ sung các yêu cầu như chèn chống sốc, đóng gói quà tặng hoặc dán tem phụ nếu doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ VAS.
Dán nhãn và bàn giao vận chuyển
Sau khi hoàn tất đóng gói, kiện hàng được dán nhãn vận chuyển, cập nhật trạng thái trên hệ thống và bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo SLA đã cam kết. Đây là bước cuối cùng trong quy trình pick & pack trước khi đơn hàng được đưa đến khách hàng.
Xem thêm: Chi phí fulfillment
Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ pick & pack
Không phải mọi đơn vị fulfillment đều cung cấp dịch vụ pick & pack với cùng chất lượng. Để đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng ổn định và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực của nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí thay vì chỉ so sánh chi phí.
- Quy trình picking chuẩn: Đơn vị cần có quy trình lấy hàng khoa học, sử dụng pic list hoặc thiết bị quét barcode để đảm bảo lấy đúng SKU, đúng số lượng và giảm tỷ lệ giao sai.
- Tiêu chuẩn packing: Quy trình đóng gói cần phù hợp với từng loại hàng hóa, sử dụng vật liệu bảo vệ thích hợp và đáp ứng yêu cầu của các sàn thương mại điện tử hoặc đơn vị vận chuyển.
- SLA xử lý đơn: Doanh nghiệp nên tìm hiểu thời gian xử lý đơn được cam kết (SLA), đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm, nhằm đảm bảo đơn hàng được xuất kho đúng tiến độ.
- Hệ thống WMS: Hệ thống quản lý kho hiện đại giúp đồng bộ đơn hàng, theo dõi tồn kho theo thời gian thực và kiểm soát toàn bộ quy trình dịch vụ pick & pack hiệu quả hơn.
- Khả năng mở rộng: Đơn vị fulfillment cần đủ năng lực đáp ứng khi số lượng đơn hàng hoặc SKU tăng nhanh mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ.
- Chính sách bồi thường: Quy định rõ trách nhiệm và phương án bồi thường khi xảy ra giao sai, thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình hợp tác.
Kết luận
Dịch vụ pick & pack không chỉ là công đoạn lấy hàng và đóng gói, mà còn quyết định tốc độ xử lý, độ chính xác của đơn hàng và trải nghiệm khách hàng. Khi được triển khai trong một hệ thống fulfillment chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí vận hành, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý đơn hàng. Với quy trình chuẩn hóa và hệ thống WMS hiện đại, Thái Dương Fulfillment sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hoạt động logistics linh hoạt và bền vững.
