Fulfillment là quá trình hoàn thiện đơn hàng từ thời điểm nhập kho cho đến khi đơn hàng giao đến tay khách. Vậy Job fulfillment là gì, có những vị trí nào trong Job fulfillment? Cùng Thái Dương Fulfillment giải đáp những câu hỏi này và tìm hiểu thêm về vai trò, những kỹ năng cần có khi thực hiện Job fulfillment trong bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về fulfillment
1.1. Fulfillment service là gì?
Dịch vụ fulfillment là một giải pháp vận hành đơn hàng cho các doanh nghiệp. Dịch vụ này bao gồm tất cả các công đoạn từ khi lấy hàng từ bán, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển đến khách hàng.
Khi sử dụng Fulfillment service, doanh nghiệp tối ưu hóa được quy trình quản lý tồn kho, giảm chi phí và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và chính xác.
1.2. Fulfillment center là gì?
Fulfillment center (trung tâm hoàn thiện đơn hàng) là nơi xử lý và hoàn thành các đơn hàng từ khi nhận được đơn đến khi giao hàng cho khách mua.
Fulfillment center thường được vận hành bởi các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba. Đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tập trung vào phát triển kinh doanh.
>>> Tìm hiểu chi tiết về fulfillment center và cách vận hành của mô hình này tại bài viết Từ A–Z về Fulfillment Center và vai trò to lớn với doanh nghiệp TMĐT.
2. Các vị trí trong job fulfillment
2.1. Job fulfillment là gì?
Job fulfillment là thuật ngữ dùng để chỉ các công việc, vị trí có thể làm trong lĩnh vực fulfillment (hoàn tất đơn hàng).
Cụ thể những vị trí bạn có thể làm trong lĩnh vực này bao gồm:
2.2. Nhân viên vận hành kho
Nhân viên vận hành kho chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá về số lượng, vị trí và cách phân phối, vận chuyển hàng hoá sao an toàn và đúng cách.
Các đầu việc vị trí này bao gồm:
- Kiểm tra và nhận hàng hóa
- Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho
- Theo dõi và cập nhật tình trạng hàng hóa
- Đảm bảo an toàn và vệ sinh kho
2.3. Nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh là người bán hàng, cụ thể hơn hơn là bán dịch vụ fulfillment và các dịch vụ liên quan. Họ phải đảm bảo tạo ra doanh thu và duy trì uy tín của doanh nghiệp. Các công việc của nhân viên kinh doanh trong job fulfillment bao gồm:
- Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng
- Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Theo dõi và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ
2.4. Nhân viên chứng từ
Nhân viên chứng từ là người thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ xuất nhập hoặc hỗ trợ nhà bán hàng xử lý các vấn đề thông quan hàng hoá. Nhân viên chứng từ có thể phụ trách riêng hoặc gộp chung với công việc kế toán.
Công việc của nhân viên chứng từ thường bao gồm:
- Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu
- Đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của chứng từ
- Lưu trữ và quản lý chứng từ
2.5. Nhân viên thu mua, mua hàng hộ
Nhiệm vụ của nhân viên thu mua là phải đảm bảo nguồn nguyên liệu được mua từ những nhà cung cấp uy tín với mức giá tốt nhất và thời gian giao hàng hợp lý.
Những đầu việc chính của nhân viên thu mua bao gồm:
- Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
- Đàm phán giá cả và điều kiện giao hàng
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp
2.6. Nhân viên giao nhận
Trách nhiệm của nhân viên giao nhận là quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến việc chuyển thư từ, kiện hàng hoặc hàng hóa.
Công việc của nhân viên giao nhận bao gồm:
- Nhận và kiểm tra hàng hóa
- Sắp xếp và vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ khách hàng
- Theo dõi và cập nhật tình trạng giao hàng
2.7. Nhân viên thanh toán quốc tế
Nhân viên thanh toán quốc tế là người hỗ trợ khách hàng thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Các công việc của nhân viên thanh toán quốc tế bao gồm:
- Mở L/C, chuyển T/T
- Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ
- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình thanh toán
2.8. Nhân viên chăm sóc khách hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng là người trực tổng đài của công ty fulfillment, có trách nhiệm tiếp nhận và hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc, yêu cầu của khách hàng về dịch vụ công ty đang cung cấp.
Công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng bao gồm:
- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách hàng
- Theo dõi tình trạng hàng hóa và cập nhật cho khách hàng
- Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
>>> Tìm hiểu thêm bài viết self-fulfillment là gì để thấy được quy trình hoạt động và các vấn đề phổ biến khi làm trong doanh nghiệp in-house fulfillment.
3. Kỹ năng và phẩm chất cần có của nhân viên trong job fulfillment
Muốn làm tốt các công việc trong fulfillment, bạn cần lưu ý các 4 kỹ năng và phẩm chất như sau:
- Tỉ mỉ và chi tiết: giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng và quản lý kho.
- Nhanh nhẹn và linh hoạt: giúp nhân viên thích ứng nhanh với các thay đổi, duy trì hiệu suất cao và dễ dàng xử lý các tình huống bất ngờ.
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và phối hợp làm việc hiệu quả giữa các bộ phận liên quan. Nhờ đó tăng cường hiệu quả công việc, giảm thiểu hiểu lầm và xung đột.
- Cầu tiến và chịu áp lực tốt: khả năng chịu áp lực và thái độ cầu tiến sẽ quyết định tốc độ phát triển của nhân viên trong job fulfillment. Càng chịu khó học hỏi, kiên trì với công việc thì thu nhập và tốc độ thăng tiến càng nhanh.
4. Vai trò của fulfillment
Quản lý và giảm chi phí kho
Fulfillment giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, từ đó giảm chi phí lưu kho và vận hành. Bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý kho hiện đại và quy trình lưu trữ thông minh, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí không gian và tăng cường hiệu quả hoạt động.
Phục vụ nhu cầu bán hàng quốc tế
Fulfillment giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng toàn cầu, đáp ứng nhu cầu mua sắm từ nhiều quốc gia khác nhau. Doanh nghiệp có thể đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả, tăng sự hài lòng của khách hàng và mở rộng doanh thu.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ giao hàng
Fulfillment đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý và giao hàng đúng thời gian, đúng sản phẩm và trong tình trạng tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và tăng cường độ tin cậy của dịch vụ giao hàng.
Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh
Bằng cách sử dụng các dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển sản phẩm và chiến lược kinh doanh, trong khi các vấn đề về logistics vẫn được xử lý một cách hiệu quả. Nhờ đó dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động mà không gặp phải các vấn đề về logistics và quản lý kho.
5. Các lĩnh vực cần sử dụng dịch vụ fulfillment
Dịch vụ fulfillment phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Đó có thể là những người bán hàng online trên các nền tảng mạng xã hội (như Facebook, Tiktok…) hoặc những đơn vị đang bán hàng trên các sàn TMĐT (như Amazon, Shopee, Lazada, Tiki,…).
Chỉ cần là doanh nghiệp có kinh doanh trực tuyến, cần thực hiện các hoạt động như đóng gói, xử lý đơn hàng hay vận chuyển hàng hoá một cách chuyên nghiệp, bài bản thì đều nên sử dụng dịch vụ Fulfillment hay còn gọi là ecommerce fulfillment.
6. Một Fulfillment service diễn ra như thế nào?
Fulfillment service thường diễn ra theo những bước sau:
- Nhận hàng từ người bán hàng: Hàng hóa được nhận từ nhà cung cấp hoặc người bán. Bên kho sẽ kiểm tra lại để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng.
- Lưu kho: Hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ trong kho theo cách tối ưu nhất để dễ dàng truy xuất khi cần.
- Xử lý khi có đơn hàng phát sinh: Khi có đơn hàng, hệ thống sẽ tự động thông báo để nhân viên lấy hàng từ kho, đóng gói và chuẩn bị cho việc vận chuyển.
- Giao hàng: Sản phẩm được giao đến địa chỉ của khách hàng thông qua các dịch vụ vận chuyển. Việc theo dõi và cập nhật tình trạng giao hàng giúp đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng thời gian.
- Thu tiền nếu có yêu cầu: Nếu khách hàng chọn phương thức thanh toán khi nhận hàng (COD), nhân viên giao hàng sẽ thu tiền từ khách hàng và chuyển lại cho doanh nghiệp.
- Xử lý các yêu cầu sau bán hàng: Các yêu cầu như trả hàng, đổi hàng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Như vậy, bài viết đã cung cấp những thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về Job fulfillment là gì và vai trò, các công việc trong fulfillment.
Nếu bạn cần được hỗ trợ về các giải pháp hậu cần kho bãi, vận hành đơn hàng phù hợp với doanh nghiệp hoặc muốn xem thêm nhiều thông tin hữu ích hơn, đừng quên theo dõi Thái Dương nhé!
>>> Xem thêm: Chi tiết dịch vụ order fulfillment và 3 hình thức order fulfillment phổ biến hiện nay
