Khi các doanh nghiệp mở rộng kinh doanh trực tuyến thì việc vận hành Ecommerce Fulfillment tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển và đứng vững trên thị trường. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển, vận hành doanh nghiệp.
Vậy e-Fulfillment là gì? Vai trò và cách vận hành E-Fulfillment hiệu quả như thế nào sẽ được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây!
1. Tổng quan về Ecommerce fulfillment
1.1. Ecommerce fulfillment là gì?
Ecommerce fulfillment (E-fulfillment) là tổng hợp toàn bộ quá trình xử lý và hoàn tất đơn hàng cho doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến.
E-fulfillment thường được áp dụng cho hầu hết các lĩnh vực, ngành nghề có sản phẩm vật lí mà doanh nghiệp có thể bán trên các nền tảng online như mạng xã hội, sàn thương mại điện tử (TMĐT)…
Trên thực tế, mọi doanh nghiệp TMĐT đều có thể tự xây dựng đội ngũ in-house vận hành Ecommerce fulfillment hoặc thuê bên thứ ba. Tuy nhiên, để tối ưu được quy trình vận hành, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước trong quy trình E-fulfillment được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây.
1.2. E-fulfillment vận hành như thế nào?
Thông thường, quy trình vận hành E-fulfillment bao gồm 6 bước sau:
- Tiếp nhận và phân loại sản phẩm: Đơn vị e-Fulfillment hoặc bộ phận kho sẽ tiếp nhận hàng hóa của doanh nghiệp để lưu kho và phân loại quản lý.
- Lưu kho và bảo quản hàng hóa: sản phẩm được lưu trữ tại kho bãi và phân loại khu vực theo các định dạng SKU riêng biệt. Tiếp đó bảo quản cẩn thận để dễ dàng lấy hàng khi cần.
- Xử lý đơn đặt hàng: Khi nhận được thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh công ty (hoặc nhà bán hàng) gửi qua, bộ phận xử lý đơn ở kho fulfillment tiếp nhận và xử lý xác nhận đơn hàng.
- Đóng gói hàng hóa: sản phẩm được khách đặt hàng sẽ được đóng gói theo đúng quy chuẩn của doanh nghiệp để giao tới tay khách mua.
- Giao hàng tới tay khách: Kho Fulfillment sẽ vận chuyển hàng hóa tới tay khách bằng các phương thức phù hợp (giao hàng đến bưu điện, hoặc gọi bên vận chuyển đến lấy hàng…), đảm bảo sản phẩm được giao đến tay khách hàng nhanh chóng và nguyên vẹn.
- Hỗ trợ đổi trả, chăm sóc sau bán: xử lý các khiếu nại chính đáng và hỗ trợ khách hàng đổi trả sản phẩm sau bán (nếu có). Tuỳ thuộc vào lý do hoàn trả hàng, chính sách hoàn trả của doanh nghiệp mà sản phẩm khi hoàn trả có thể được lưu dưới hình thức hàng tồn kho có sẵn hoặc sản phẩm bị lỗi.
2. Vai trò của Ecommerce fulfillment trong doanh nghiệp thương mại điện tử
Trên thực tế, mọi doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến ngay từ lúc bắt đầu không thể thiếu eCommerce fulfillment cho quá trình xử lý đơn và giao hàng của họ.
- Quy trình E-fulfillment hiệu quả sẽ mang lại trải nghiệm mua hàng tốt cho khách hàng, tạo niềm tin và giữ chân họ.
- Doanh nghiệp sử dụng E-fulfillment sẽ nhanh chóng, chính xác hơn, có lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ vận hành đơn hàng thủ công.
- E-fulfillment giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí kho bãi, thời gian và nhân sự khi làm việc. Giúp tăng năng suất làm việc, tăng hiệu quả kinh doanh hơn so với cách vận hành truyền thống.
3. Cách vận hành E-fulfillment hiệu quả
3.1. Ứng dụng công nghệ, phần mềm vào khâu quản lý
Việc tích hợp phần mềm quản lý vào vận hành Ecommerce fulfillment sẽ giúp doanh nghiệp tự động hoá các quy trình kinh doanh, vận hành đơn hàng và giao tiếp với khách hàng.
Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý được các tình trạng, trạng thái của hàng tồn kho, số liệu báo cáo kinh doanh khi ứng dụng công nghệ vào quản lý hàng hoá. Bên cạnh đó, công ty và khách hàng cũng theo dõi được tình trạng đơn hàng đang được giao vận thông qua phần mềm quản lý.
3.2. Quản lý kỳ vọng của khách hàng
Để nâng cao hiệu quả vận hành E-fulfillment thì doanh nghiệp cần cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác về:
- Thông tin sản phẩm
- Thời gian giao hàng
- Tình trạng của sản phẩm
- Chính sách đổi trả hàng hoá.
Đây là cách giúp khách hàng nắm được thông tin về đơn hàng, chính sách, từ đó kiểm soát kỳ vọng của họ ở mức hợp lý. Nhờ đó giảm được tình trạng yêu cầu đổi trả hàng, bom đơn, hoàn hàng,… hoặc bất mãn với doanh nghiệp.
3.3. Tối ưu hóa quản lý tồn kho
Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định các nguồn lực cần thiết, điều chỉnh sản xuất hoặc nhập hàng kịp thời, tránh lãng phí và ngăn ngừa tình trạng hết hàng. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Sử dụng dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa cũng hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho.
3.4. Sao lưu dữ liệu định kỳ
Việc sao lưu dữ liệu định kỳ giúp bảo vệ dữ liệu, hệ thống nội bộ của doanh nghiệp trước những trường hợp không đáng có xảy ra. Hoạt động này là một phần không thể thiếu trong vận hành e-fulfillment giúp doanh nghiệp luôn theo theo dõi đơn hàng, quản lý hàng tồn kho kể cả khi các phần cứng bị ngừng hoạt động.
Ngoài ra, sao lưu dữ liệu giúp các công ty không bị phụ thuộc vào hệ thống quản lý khác, từ đó giúp doanh nghiệp không vướng vào các vấn đề pháp lý nếu bị vi phạm dữ liệu.
3.5. Luôn kiểm tra lại trước khi giao hàng
Việc kiểm tra lại đơn hàng trước khi giao sẽ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ gửi nhầm sản phẩm, giao sai địa chỉ hay tránh sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Từ đó mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng và tạo được niềm tin, lòng trung thành của họ đối với doanh nghiệp của bạn.
3.6. Liên tục theo dõi, phân tích dữ liệu để tối ưu
Để vận hành quy trình giao vận đơn hàng hiệu quả đồng thời tối ưu được chi phí, tăng doanh thu thì doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, phân tích dữ liệu từ nội bộ.
Ví dụ: Từ phân tích dữ liệu, doanh nghiệp theo dõi được số lượng hàng tồn kho của sản phẩm để có phương án nhập hàng kịp thời trước khi hết hàng, đảm bảo khi khách hàng đặt hàng luôn có sẵn để giao. Tránh trường hợp khi khách đặt đơn xong thì kho fulfillment hết hàng, không có hàng để giao hoặc giao chậm cho khách. Đặc biệt, những lúc khách cần nhận sớm, việc giao chậm khiến khách hàng giảm bớt sự hài lòng với dịch vụ của doanh nghiệp, thậm chí có thể từ bỏ doanh nghiệp.
Ngoài ra, sự hài lòng, trung thành của khách hàng là một yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty cần luôn quan tâm đến các phản hồi, chăm sóc khách hàng sau mua hàng để tối ưu được các kỳ vọng của họ.
4. Có nên thuê dịch vụ Ecommerce fulfillment không? Những lưu ý khi thuê dịch vụ e-fulfillment
4.1. Có nên thuê dịch vụ Ecommerce fulfillment không?
Có nên thuê dịch vụ E- fulfillment hay không còn tuỳ thuộc vào quy mô và định hướng của từng doanh nghiệp.
Với các Doanh nghiệp TMĐT có quy mô vừa và nhỏ, chưa có nhiều nhân sự và kinh nghiệm vận hành thì việc sử dụng dịch vụ E-fulfillment sẽ giúp:
- Tối ưu được chi phí thuê kho bãi, chi phí vận chuyển.
- Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự vận hành
- Tiết kiệm thời gian quản lý hàng hoá
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ đóng gói đơn hàng chỉn chu, tốc độ xử lý và giao hàng nhanh
- Chuyên tâm phát triển thế mạnh về bán hàng, khai thác thị trường mới và phát triển sản phẩm tốt hơn cho khách hàng…
Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, sở hữu đội ngũ vận hành giàu kinh nghiệm và nguồn lực tài chính mạnh, bạn hoàn toàn có thể tự đầu tư kho bãi, xây dựng đội ngũ chuyên trách vận hành hoạt động hoàn tất đơn hàng, mà không cần tới dịch vụ E-Fulfillment.
4.2. 5 điều cần lưu ý khi thuê dịch vụ E-fulfillment
Thuê dịch vụ E-fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cần chọn bên thứ ba cung cấp dịch vụ uy tín để tránh các rủi ro không đáng có như:
- Xử lý đơn, giao hàng chậm
- Sai lệch tồn kho so với thực tế
- Đơn vị fulfillment vừa làm dịch vụ vừa bán cạnh tranh với nhà bán
Dưới đây là 5 điều nhà bán cần lưu ý khi tìm hiểu thuê dịch vụ Ecommerce Fulfillment:
- Vị trí kho hàng thuận lợi: Đơn vị fulfillment có các kho hàng nằm ở vị trí đắc địa, thuận lợi giao thương, đa dạng kết nối toàn cầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian vận chuyển hàng hoá nhanh tới khách hàng.
- Quy trình cập nhật hàng tồn kho có hệ thống: Đơn vị fulfillment theo dõi sát sao, quản lý tốt tồn kho sẽ giúp giảm nguy cơ mất hàng và cập nhật thông tin đơn hàng, số lượng chính xác cho doanh nghiệp.
- Đội ngũ làm việc uy tín, có trách nhiệm, minh bạch trong kiểm soát hàng hoá, đối soát dòng tiền
- Có chính sách hỗ trợ tối ưu, chi phí hợp lý và thời gian đối soát COD nhanh chóng: giúp doanh nghiệp có kế hoạch cân đối tài chính phù hợp.
Thái Dương Fulfillment là đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment uy tín cho nhà bán hàng kinh doanh online tại thị trường 10 nước: Lào, Thái Lan, Malaysia, Campuchia, Myanmar, Indonesia, Philippines, Đài Loan, US và UAE. Công ty có hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành đơn hàng, từng đồng hành cùng hơn 500 nhà bán Việt mang hàng triệu đơn hàng đi khắp Đông Nam Á.
Mong rằng với những chia sẻ trên đây về Ecommerce Fulfillment, Thái Dương Fulfillment đã đã giúp bạn hiểu được e-fulfillment là gì và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Fanpage của Thái Dương để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về Fulfillment nhé!
>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn quy trình lưu kho hàng hóa từ A đến Z
